1、 研究背景
利益相关者理论最早是在1963年被斯坦福研究所提出, 之后弗里曼等西方学者构建了比较完整的理论框架。弗里曼指出, 利益相关者是指那些能够影响组织目标实现, 或者被组织目标实现的过程所影响的个人和群体。最早利益相关者理论主要被应用于企业管理研究中, 20世纪80年代左右, 其他学科的研究人员也被利益相关者理论引起兴趣, 因此其研究范围逐渐扩大。20世纪80年代, 开始有相关学者把利益相关者理论引入高校治理研究中, 他们认为, 高校利益相关者就是指受高校发展影响, 同时其行为又影响高校发展的群体。近年来, 利益相关者理论开始与高校治理相结合, 被运用在高校经费管理的研究中。
我国现在正大力着手现代大学制度搭建工作, 高等教育的改革进程已经到了重要阶段。在这个时期, 政府及社会的关注点会逐渐聚焦于大学各利益相关者群体, 这会对我国高校财务治理工作的研究带来新的启发。高校人才的摇篮、创新的沃土, 在实现中华民族伟大复兴进程中起着至关重要的作用。在我国搭建新时代大学制度的大背景下, 从大学各利益相关者角度分析, 进一步更新我国公立大学财务治理结构, 加强经费管理, 是我国公立大学健康良好发展的关键, 具有必要的研究价值和现实意义。
2、 高校经费管理中利益相关者的构成
在高校中, 利益相关者有它独特的定义。与经济组织的利益相关者不同, 高校的利益相关者与高校既存在社会利益关系, 又存在经济利益关系。因此, 我们可以把高校的利益相关者定义为所有可以维持高校组织持续生存的群体或个人, 具体分为投资方与主管方, 管理者和使用者。
投资方与主管方政府教育主管部门。在我国, 高校资源主要依靠政府教育主管部门下拨。虽然高校属于事业单位, 但不能忽视它的经济特性, 财政拨款和事业收入是它科研经费的主要来源。由于政府是高校的主要投资方, 并且对高校科研资源分配起到主导作用, 因此, 政府应承担起对高校科研产出的管理与评价责任。
管理者高校领导。高校科学研究水平是其能力优劣的重要评价指标, 高校管理层对经费管理全权负责。在高校经费管理过程中, 高校财务部门花费大量人力与财力对经费进行管理, 以实现对经费进行合理管控的目的。好钢用在刀刃上, 合理运用有限经费创造出尽可能多, 尽可能优秀的科研成果。
使用者从事科研工作的广大师生。高校教师与学生是高校科研经费的主要使用者。科研工作者在做出科研贡献的同时, 需要有相应的利益支持与回馈。如何做好经费合理使用, 做到不挪用经费, 不滥用经费, 在不影响科研水平的前提下, 节约经费开支, 是每个科研工作者需要重视的问题。
3、 利益相关者角度下高校经费管理存在的缺陷
高校各项经费是高校利益的重要组成部分, 高校教职工是高校最重要的内部利益相关者。因此, 如何能够实现高校经费合理合规运用, 如何改善高校经费的管理混乱的现状, 为从事科研工作的广大师生解决经费使用的后顾之忧, 打破管理办法对高校科研经费的束缚, 有效提高高校经费管理效率, 从而改善高校财务治理现状显得尤为重要。
3.1、 高校教职工对经费的审批、管理、使用等程序认识不足
在高校教职工使用经费, 报销各项费用过程中, 存在大量不规范操作。如做预算时金额归集不合理, 报销时选择科目不准确, 经费开支审批权限不明确, 审批签字过程中存在代签现象, 对财务部门下发的各项财务管理办法、经费使用指南等重视程度不足。由此导致的报销人员与财务人员发生纠纷现象, 很大程度上对高校财务治理工作的进展起到了不好的影响, 而且要对高校科研工作进展速度变缓承担一定责任。
3.2、 高校搭建的信息化平台不够完善
首先, 要提升科研服务水平, 需要有足够完善的信息化平台, 让科研人员在课题申报、预算变更、经费使用等过程中不存在跑断腿的情况。由于目前高校各部门之间传递信息大多为纸质报告、表格的形式, 从科研人员进行经费申报到科技处审核、国有资产处备案, 再到财务处进行报销或转账程序, 任何一个环节发生变化都会影响整个过程, 进而需要对相应文件做出大量的改变, 增加劳动量的同时也增加了处理时间, 严重影响科研工作的进度。
其次, 在科研人员进行报销时, 由于用于支出的可选择科目较多, 很多科研人员在选择科目、判断经费类别的时候容易出现偏差, 在财务报销过程中出现约单错误情况, 增加沟通成本, 影响财务人员工作进程的同时也会耽误科研进程。
最后, 高校缺少能够将学校各部门信息整合一体的信息化平台, 各部门之间沟通不足, 交流存在一定障碍, 科研、财务、审计等科研经费管理部门没能共享信息资源。因此, 部门之间的办事效率受到极大影响。
3.3、 经费监督员监督流于形式
项目组内部对科研经费支出的监管机制不完善。虽然项目组都按照高校科研管理办法规定设立了两名监督员, 但在实际操作中, 监督员一般由项目组内部的成员担任。报账时, 两名监督员在网上预约报账单上签字这一要求流于形式, 经费的支出实际上还是由该项目负责人一人控制, 并未实现对经费的监督控制。由于形式上的监督并不能取得预期的效果, 发生虚假业务也就不足为奇了。
3.4、 项目管理与经费管理相分离
随着国家越来越重视科技创新, 高校获得的科研经费越来越多, 从而导致经费的管理难度越来越大。财务部门需要对不同来源的经费以不同手段加以管理, 导致财务工作复杂化。审核科研经费的使用状况时, 仅仅对业务是否实际发生进行了检查, 忽视了对该项支出的必要性的检查, 容易造成经费的浪费。除此之外, 虽然项目组向财务部门提供了招标书, 合同等相关项目资料, 但由于财务人员对项目涉及的相关知识了解有限, 因此很难对经费尽到实质性的管理责任。因此, 财务部门很难发现经费使用中出现的不合理支出, 自然也不会给科研部门做出反馈, 这就造成部门之间缺少沟通, 项目管理与经费管理相分离的情况, 对经费的控制形同虚设。
4、 完善高校经费管理的几点建议
4.1、 试行财务助理, 规范财务管理
高校为每个项目组配备科研财务助理, 并制定相关聘用程序和报酬支付标准等。财务助理可以从高校自身培养的财务相关专业的学生中选拔, 培训, 既能使学校节约用人成本, 又能为学生提供良好的实习机会。财务处可以对选拔出的财务助理进行项目预算调整与编制、经费支出、日常报销等财务流程的培训, 使其能够为科研人员提供了专业化服务, 让科研人员可以全身心地投入到科学研究中。
4.2、 增强信息化建设, 提升服务的水平
首先, 要想提高科研经费管理的信息化水平, 提高服务质量, 高校必须建设或引进能够实现全校联合办公、信息共享的信息化服务平台, 把项目的申报、预算的提交、审核、调整、监督员更换、经费的使用、控制、结算全面联网。这样, 科研部门与财务部门就可以在同一个信息化平台办公, 在进行信息传递时摒弃传统的纸质报告、表格传递信息的方式, 在实际工作中实现无缝对接, 明显提升信息化水平, 实现更好的服务。
其次, 要大力推广并充分利用信息化服务平台, 提高高校教职工和学生对其重视程度。还要经常对平台进行维护, 对平台上的信息及时进行更新, 防止平台出现信息滞后, 卡顿等不良情况。除此之外, 高校也可以将最新的科研管理规定和相关的财务制度要求在平台上进行宣传和通知。
4.3、 加强监督员队伍建设
首先, 培养自身利益与项目组利益相分离的监督员队伍。改变原有的流于形式的监督模式, 选择项目组外的人员作为监督员, 或几个项目组之间相互指派监督员。在项目组发生经费支出时, 监督员要对经济业务是否确实发生, 以及经费支出是否合理、合法进行检查, 并在没有问题的业务单据上签字, 承担起相应的责任。同时, 应该让监督员拥有足够的独立性, 从而使他们能够在不受项目组影响的情况下实施监督职能, 达到对经费监督的目的, 而不是制度体系下流于形式的摆设。除此之外, 监督员大多为其他项目组内的科研人员, 他们没有接受过系统的监督培训, 难免缺乏必要的执行能力。因此, 应对选拔出的监督员进行系统的培训, 提高其监督管理水平, 使监督员的行为更为规范有序。
4.4、加强政策宣传讲解
高校规章制度对高校实际工作有着指导与约束的作用, 然而, 政策具有高度概括的特点, 解读起来具有一定难度, 在没有进行宣传的情况下, 每一个相关者对政策的了解有限。因此, 加强科研与财务管理相关政策的宣讲势在必行。除此之外, 高校还可以通过加大网络信息宣传的推送, 如制作小视频、微信公众号、举办科研经费管理知识竞答等, 以生动有趣的方式进行政策宣传, 改变以往政策刻板枯燥的形象。
5、 结语
通过对目前高校经费管理中存在的问题以及对策的研究, 结合利益相关者理论的相关分析, 可以明白, 要想完善高校经费管理, 提升其财务管理水平, 不仅需要不断创新、改革, 有效地将互联网等与时俱进的手段运用到经费管理中, 还要与利益者相关者相互协调配合, 将高校科研经费管理这个系统动态的工程不断完善与改进。