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公文格式培训内容
1、公文用纸:A4纸,60-80克复印纸,尺寸为201mmX297mm
2、纸张边距:上边距为37mm,左右各为28mm,下边距35mm,版心尺寸为156mmX225mm
3、字体字号:公文的正文用3号仿宋体字,每页22行,每行28个字,颜色为黑色
4、公文页码:页码用4号半角宋体阿拉伯数字,编排在公文版心下边缘之下,数字左右各放一条一字线;一字线上距版心下边缘7mm。单页码居右空一字,双页码居左空一字。
5、印刷装订:双面印刷,左侧装订,我们采用平订,订位两钉外订眼距版面上下边缘各70mm,无坏钉、漏钉。
6、公文要素:公文各要素全部位于版心之中,分为版头、主体、和版记三部分。版头:公文首页红色分隔线以上的部分称为版头,公文首页红色分隔线(不含)以下、公文末页首条分隔线(不含)以上的部分称为主体,公文末页首条分隔线以下、末条分隔线以上的部分称为版记。
版头部分:
1、份号:涉密公文应当标注份号。用6位3号阿拉伯数字,顶格编排在版心左上角第一行。
2、密级和保密期限:公文的秘密等级和保密的期限。涉密等级分为:“绝密”,“机密”和“秘密”。用3号黑体字,顶格编排在版心左上角第二行;保密期限中的数字用阿拉伯数字标注。
3、紧急程度:公文送达和办理的时限要求,根据紧急程度,紧急公文应当分别标注“特急”,“加急”,电报应当分别标注“特提”“特急”、“加急”、“平急”。用3号黑体字,顶格编排在版心左上角;如需同时标注份号、密级和保密期限、紧急程度,按照份号、密级和保密期限、紧急程度的顺序自上而下分行排列。
4、发文机关标志:由发文机关全称或者规范化简称加“文件”二字组成,也可以使用发文机关全称或者规范化简称。发文机关标志居中排布,上边缘至版心上边缘为35mm,推荐使用小标宋体字,颜色为红色,以醒目、美观、庄重为原则。
5、发文字号:由发文机关代字、年份、发文顺序号组成。编排在发文机关标志下空二行位置,居中排布。年份、发文顺序号用阿拉伯数字标注;年份应标全称,用六角括号“〔〕”括入;发文顺序号不加“第”字,不编虚位(即1不编为01),在阿拉伯数字后加“号”字。(上行文的发文字号居左空一字编排,与最后一个签发人姓名处在同一行。)
6、签发人:上行文应当标注签发人姓名。由“签发人”三字加全角冒号和签发人姓名组成,居右空一字,编排在发文机关标志下空二行位置。“签发人”三字用3号仿宋体字,签发人姓名用3号楷体字。
7、版头中的分隔线:发文字号之下4mm处居中印一条与版心等宽的红色分隔线。
主体部分:
1、标题:同发文机关名称、事由和文种组成,用2号小标宋体字,编排于红色分隔线下空二行位置,分一行或多行居中排布;回行时,要做到词意完整,排列对称,长短适宜,间距恰当,标题排列应当使用梯形或菱形。
2、主送机关:公文的主要受理机关,应当使用机关全称或规范化简称或者同类型机关统称。编排于标题下空一行位置,居左顶格,回行时仍顶格,最后一个机关名称后标全角冒号。
3、正文:公文的主体,用来表述公文的内容,公文首页必须显示正文。用3号仿宋体字,编排于主送机关名称下一行,每个自然段左空二字,回行顶格。文中结构层次序数依次可以用“一、”“(一)”“1.”“(1)”标注;第一层用黑体字、第二层用楷体字、第三层和第四层用仿宋体字标注。
4、附件说明:公文附件的顺序号和名称。在正文下空一行左空二字编排“附件”二字,后标全角冒号和附件名称。如有多个附件,使用阿拉伯数字标注附件顺序号(如“附件:1.XXXXX”);附件名称后不加标点符号。附件名称较长需回行时,应当与上一行附件名称的首字对齐。
5、发文机关署名:署发文机关全称或者规范化简称。
6、成文日期:署会议通过或者发文机关负责人签发的日期。
7、加盖印章:公文中有发文机关署名的,应当加盖发文机关印章,并与署名机关相符。加盖印章的公文:成文日期右空四字编排,印章用红色,不得出现空白印章。单一机关行文时,在成文日期之上、以成文日期为准居中编排发文机关署名,印章端正、居中下压发文机关署名和成文日期,使发文机关署名和成文日期居印章中心偏下位置,印章顶端应当上距正文(或附件说明)一行之内。
8、特殊情况说明:当公文排版后所剩空白处不能容下印章或签发人签名章、成文日期时,可以采取调整行距、字距的措施解决。
9、成文日期中的数字:用阿拉伯数字将年、月、日标全,年份应标全称,月、日不编虚位(即1不编为01)。
10、附注:公文印发传达范围等需要说明的事项。居左空二字加圆括号编排在成文日期下一行。
11、附件:公文正文的说明、补充或者参考资料。附件应当另面编排,并在版记之前,与公文正文一起装订。“附件”二字及附件顺序号用3号黑体字顶格编排在版心左上角第一行。附件标题居中编排在版心第三行。附件顺序号和附件标题应当与附件说明的表述一致。附件格式要求同正文。如附件与正文不能一起装订,应当在附件左上角第一行顶格编排公文的发文字号并在其后标注“附件”二字及附件顺序号。
版记部分:
1、版记中的分隔线:版记中的分隔线与版心等宽,首条分隔线和末条分隔线用粗线(推荐高度为0.35mm),中间的分隔线用细线(推荐高度为0.25mm)。首条分隔线位于版记中第一个要素之上,末条分隔线与公文最后一面的版心下边缘重合。
2、抄送机关:除主送机关外需要执行或者知晓公文内容的其他机关,应当使用机关全称、规范化简称或者同类型机关的统称。用4号仿宋体字,在印发机关和印发日期之上一行、左右各空一字编排。“抄送”二字后加全角冒号和抄送机关名称,回行时与冒号后的首字对齐,最后一个抄送机关名称后标句号。
3、印发机关和印发日期:公文的送印机关和送印日期,用4号仿宋体字,编排在末条分隔线之上,印发机关左空一字,印发日期右空一字,用阿拉伯数字将年、月、日标全,年份应标全称,月、日不编虚位(即1不编为01),后加“印发”二字。
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