摘要:档案管理的加强,能够使食品药品检验质量得到保证。但是就当前情况来讲,对档案管理的实际重视程度并不够,在管理过程中,运用的手段比较落后,管理人员在素养方面也相对不足,这便使档案管理在实施过程中价值难以充分发挥。针对当前存在的问题,相关部门需给予档案管理充分重视,对相关机制进行健全,实现与时俱进,进而使档案管理向着更好方向发展。
关键词:食品药品检验;档案管理;与时俱进
食品药品属于生活当中的重要组成,和人们的安全健康紧密相关。而为了使食品和药品在安全和质量上得到充分保证,需注重检验工作的实施,并且在检验过程中做好相关档案记录,这样才能了解其实际情况,保证其在配置时的合理性,使档案管理效能得以充分发挥[1]。
一、食品药品检验中档案管理实施的重要意义
在进行食品药品检验过程中,会产生较多的档案资料,其内容比较复杂,并且专业性较强,就检验档案来讲,其主要内容时检验管理与检验业务,规范化档案的建立,能够使人们的健康安全和生命安全得到比较充分的保证[2]。因此档案管理工作的实施,能够使人们的用药安全与用餐安全得到比较充分的保证,同时也能促进人们防范意识的形式。除此之外,食品药品规范化档案的建立,能够对医药发展与中华饮食做出贡献,医药科研在实施过程中能够有所依据。
二、当前食品药品检验档案管理中存在的主要问题
(一)管理体系缺乏完善性。就当前食品药品检验档案管理来讲,在机构设置上存在不完善问题,在职能上不够明确,以致于档案管理在实施过程中,职能上缺乏规范性,难以发挥对食药监的服务作用。同时管理工作和检测工作之间难以进行有效结合,同步性比较差,这主要是由于在进行食品药品检验过程中,关注的重点主要是放在了质量上,对管理有所忽视,进而使管理水平难以得到明显提升,这在一定程度上影响了检验工作的有序实施。(二)管理手段相对落后。在传统档案管理中,多数是运用纸质文件或者是音像资料的形式,在长期管理中,档案文件大量堆积,在整理时比较困难,同时在对其进行检索查证时效率比较低,总体来讲,档案的实际利用率比较低,效益难以充分发挥。在信息时代,传统管理手段已经难以满足社会实际发展需要,因此在进行档案管理时,应注重信息化的利用[3]。但是由于经费的限制以及观念的影响,相关部门未能充分认识到信息化建设的意义,因此在管理手段相对落后,硬件和软件方面相对不足的情况下,信息化建设在实施过程中受到了影响与制约。(三)范畴界定不够清晰。在社会快速发展背景下,食品药品检验在进行档案管理时,管理工在内涵和外延上都发生了变化,在范围上从原本人事档案、文化档案以及报告档案逐渐转变成当前的科研档案、电子文件、数据档案等,但是当前并没有对档案内容进行比较清晰的界定,在此情况下,相关管理部门在实际工作中便难以实现统一。
三、加强食品药品检验档案管理
(一)强化相关管理。管理的强化实施,能够使整体管理更具规范化和制度化,在具体实施时,可以从以下几方面进行:首先,建立相应规章制度,使档案管理在具体实施过程中做到有所依据,在制定时可以根据《档案法》中对食品药品做出的要求,并且使档案管理的实施能够和实际工作之间结合在一起,确保制度在制定时的可行性和有效性,进而使档案管理在实施过程中能充分得到制度上的保证[4]。其次,增强和档案管理工作相关的投入,进而使管理工作在实施过程中得以有效开展,在此过程中,需保证物力、人力以及财力上的充足。因此需加强实际投入,对档案管理中涉及的软件环境和硬件环境进行改善,进而为档案管理工作的实施创造良好条件。最后,需对档案管理进行进一步规范,对相关工作人员进行职责明确,并且对相应设备进行定期维护和管理,保持档案资料的清洁度,并且对电子档案进行及时更新。除此之外,也需对档案管理进行指导与督查,及时发现在管理中存在的问题,做到技术解决,进而使档案管理在规范性上得到充分保证。(二)强化信息化建设。在强化信息化建设时,可以从以下几方面进行:首先,将信息化视为管理中的重要基础,在管理体系上进行创新,在此过程中,需构建比较科学、完善的管理体系和相关制度,这样才能使新时期的实际需求得到更好满足,因此需在管理中进行不断创新,并且对食品药品检验中档案管理的实施制定统一、标准管理措施,促进档案管理和食品药品检验工作的同步实施。其次,在进行信息化建设过程中,可以运用分阶段建立和完善的方式,档案部门实际上是食品和药品检验机构中的数据中心,数据使机构中的核心内容,这主要是由于在数据中心当中,能够对不同部门和不同机构中的资源进行整合,进而使业务数据能够实现适时更新[5]。同时在数据中心当中,能够构建相应管理系统,并且管理系统的制定能够和食品药品机构情况符合,覆盖分类、加工、归档、编目等多项内容,使数据真实性得到充分保证。除此之外,在数据中心当中,能够实现对区域食品药品检验系统的构建,进而使其检验效率和质量获得比较明显的提升。(三)做好档案划分。首先,在进行档案划分时,需对其内容进行明确,总体来讲,档案管理在实施过程中,其内容上不应仅仅停留在纸质材料上,需注重对电子档案的管理和收集,在此过程中需对检验内容进行筛选和分类,实现对档案的有效整理。并且在此过程中注重管理人员专业水平的提升,并且制定比较统一的管理规范,在制定时需明确重点,进而使档案管理在实施时更加规范。其次,注重对档案资源的利用与开发[6]。档案实际上具有回溯性特点,能够对历史信息进行记录,是进行价值追溯的重要载体,其核心内容是对信息进行记载,并提供相关服务,进而使档案资源在作用和效益上得到比较充分的发挥。在具体实施时,可以对借、查和阅进行登记,实施用户之间的联系制度,并且将此作为信息反馈的科学依据,可以通过专题报告的形式实现,也可以运用展览方式,在展览时,将图片、实物和影像等多种内容展示出来,进而使食品药品在检验中档案获取的渠道能够得到拓展,进而使相关检验档案的价值得以充分发挥。(四)提升工作人员综合素质。就食品药品检验档案管理工作人员来讲,除了需掌握检验知识、相关流程之外,也需掌握相应信息技术,如数字技术、计算机技术等,并且能够使用相关硬件和软件,对档案信息进行比较系统有效的分析,促进资源实际利用率的提升[7]。为了强化工作人员的信息化意识和信息化能力,可以对相关工作人员展开培训,使其在工作中能够根据相关要求,将信息录入到信息化平台当中。同时在工作中,管理人员需树立安全意识,工作中保持警惕,尽量避免在工作中出现失误问题,并且使档案隐私性得到充分保证。
四、结语
综上所述,食品问题和药品问题一直是社会关注的重点,但是在严格监管的情况下,也会出现部分人获得更多利益,出售和生产伪劣食品与药品。而针对这此种问题,相关部门需注重对食品和药品的检验,并做好档案管理工作,进而使市场环境得以优化,市场秩序得以规范。
参考文献
[1]袁伟.新形势下如何加强食品药品检验档案工作的管理[J].卷宗,2019(27).
[2]陈瑶.新形势下如何加强食品药品检验档案管理工作浅谈[J].卷宗,2018(36).
[3]姜帆.加强食品药品检验档案管理工作的思考[J].赤子,2018(4).
[4]许鹏.新时期加强食品药品检验档案管理工作的研究[J].办公室业务,2017(18).
[5]杨玲.新形势下如何加强食品药品检验档案管理工作[J].城建档案,2016(12).
[6]席海娟.食品药品检验档案管理信息化建设分析[J].中国科技投资,2019(29).
[7]黄倩.食品药品检验机构中文书档案管理存在的问题和对策[J].现代企业文化,2017(27)
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