一、纸质档案管理的新模式
法院纸质档案是诉讼档案的基础,在保持原有整理办法的基础之上,应更加注重纸质档案和电子卷宗的结合管理。受传统模式的影响,很多兼职档案员都比较注重纸质卷宗的装订保存和更改,会容易疏忽同步更新到电子卷宗。作为档案管理部门,一定要注意提示兼职档案员保证纸质档案和电子档案的完全一致,如有更改,一定要做到双同步,保证100%的一致,也为利用提供方便。虽然纸质档案的利用率大大降低,但是仍然存在上诉、外院借阅的情况。纸质档案的出库现象仍不容忽视。现在很多法院都已经引入二维码打印机,将有案件信息的二维码贴到卷宗封皮上。但据我个人了解,此功能并没有实际利用起来,二维码扫描后只是能显示该卷的基本信息,如原被告、案号、结案方式等,在纸质卷已经找到的情况下,此二维码没有任何意义。笔者个人认为应当将纸质卷宗与电子卷宗相关化管理,生成的二维码或条形码,打印出来加磁贴到卷宗的档号位置,取代原有手写档号,然后进行装盒上架,并且在档案室外安装磁感报警系统。在借阅的时候,进行扫描消磁录入系统,形成电子借卷单,归还时核销记录。未经消磁的档案将报警提示。这样通过二维码管理档案卷宗,可以使库存档案数量一目了然,档案去向一清二楚,把纸质卷宗的利用、安全的问题得到很好的解决。同时,可以与智能密集架集成,通过二维码实现档案“无序存放,有序管理”,只要电脑选中该案卷,智能密集架自动弹出,基本告别人工查找纸质卷宗及按序上架的繁重任务。
二、档案审批管理的新构想
司法改革以来,我院将审管办与办公室合并,统一由办公室主任管理,这是司法改革下的我院新的探索与尝试。而审管办与档案室本来就是息息相关的兄弟科室,审管办负责案件评查工作,这项工作在很大程度上决定着电子卷宗的质量以及以后的利用情况。严把评查关是档案室利用数字化的电子卷宗关键一步。但是现在的实际情况是每月结案量不断增长,数量巨大,完全靠人工评查很难做到百分百的严格。之前省高院开发的庭审直播评查系统,可以很大程度上提高庭审效率,自动化巡查庭审质量,大大减轻了人工压力。笔者呼吁可以联系相关人员开发自动与人工相结合的审批评查系统,对现在经常出现的扫描不清楚、漏页情况自动予以退回。如果有了自动评查系统,不但可以缓解审批人员的工作压力,相信电子卷宗的质量一定可以得到质的提高。而且在人员管理上,可以让审管办与档案室合并办公,虽各有分工但仍属于同一整体,这样更可以让审批人员深刻体会到电子卷宗利用时出现的问题,使审批工作更有针对性。
三、档案利用的新方式
在大信息时代,档案的利用也要走向云端。互联网+的情况下,完全应当更加简洁便利。现在要求裁判文书上网已经大大方便了当事人、律师等相关的法律工作者,但是宣传力度较小,并且不能加盖法院公章等,在实际操作中仍存有很大的不便。尤其在如今利用率极高的情况下,虽电子卷宗方便档案员查找打印,但受人员、计算机数量限制,仍不能满足日益增长的利用。笔者认为应当设立自助式电子阅档室,根据实际情况配备适当数量的计算机和打印机,安装适合当事人查询诉讼档案信息的软件,方便当事人利用。诉讼档案管理软件当事人客户端,只挂接诉讼档案正卷库,对于正副卷合一的需经档案管理员特别授权才能查阅,刑事卷的公安卷、检察卷不建议对外查阅。诉讼卷正卷只能浏览,不得随意进行下载和打印,确有需要的可以在网上进行申请,档案管理员在网上操作予以审批,审批同意后可以自行打印加盖法院电子签章来完成。同时还要注意计算机的安全管理,不得插U盘,要设置重启恢复程序,不得进行查询浏览外的其他操作等等,确保设备和数据安全。其次如今利用率极大的情况下,仅靠人工记录效率低下。当事人利用软件查阅档案时应当用身份系统记录,并在电脑上记录其查阅复制的内容。本院或外单位工作人员查阅时,也应记录在案,清楚把握。这不仅能清楚的记录当事人的查阅复制的内容,还可以根据记录进行大数据统计,把握档案查询的动向,也方便档案部门对利用效果进行沟通反馈。
四、档案保密工作的新要点
在信息时代下法院的各项工作中,保密工作越发凸显其重要性。各基层法院的诉讼档案已不再定密级,但副卷内容仍属于审判秘密。在诉讼档案完全数字化的情况下,保证审判秘密的安全管理也十分重要。应做到“三严禁”:1.严格按照规定,除上级法院调卷及重审再审需要外,诉讼档案副卷严禁对外借阅及复制利用。2.法院专网上副卷的密级要一律选择内部事项或其他,严禁选择“秘密”,否则在非涉密计算机上处理涉密内容严重违反保密相关规定。3.维护系统安全,做好权限管理,严禁内外网混用,严防被网络黑客攻击窃取审判秘密。除此之外,应定期和对新入职的书记员及工作人员进行保密培训,严格保密制度,使每位干警始终保持保密意识。
五、档案工作人员的新探索
新的形势下档案工作人员不仅仅需要扎实的档案基础知识,还要具备一定的法律业务知识和娴熟的计算机操作能力,因此必须注重主动学习。这就要求档案工作人员一是要多参加各类信息化、数字化档案管理方面的培训、专题讲座,同时在工作中遇到问题要向上级、同级之间多请示、多沟通,及时解决出现的问题。二是要加强与档案工作先进院、先进单位交流工作经验,进行观摩、学习,注重现场操作。通过加强自身专业素养的提升来提高管理水平。三是要注重提高自己的法律业务知识和计算机操作能力,辅助档案工作。四是投入精力到档案深度编研中,不断加强对制度的完善,为服务司法办案贡献自己的力量。新的形势下,诉讼档案管理的各个方面也都要与时俱进,相信通过法院档案人共同的努力,一定可以更好的管理档案,服务司法。
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