在信息化时代背景下,对社会各行各业的信息化建设有较高要求,只有加快信息化建设步伐,才能使行业发展与时俱进,实现可持续发展。人民检察院是我国重要的法律监督机关,为维护社会公平与伸张正义发挥着重要作用。在人民检察院工作实践中,产生的档案信息较多,为信息管理者增加工作难度。加快档案信息化建设尤为重要。但是,在信息化建设中,存在一定的问题,阻碍档案信息化建设进程。对此,本文主要分析其问题和提出解决问题的措施。
【关键词】人民检察院;档案信息化建设;问题;解决措施
一、前言
随着人民检察院的快速发展,档案管理工作越来越发挥着重要作用。新时期,加快档案信息化建设,是人民检察院发展的必然趋势,有助于提高档案管理效率。然而,在人民检察院档案信息化建设过程中,存在着一定的问题,直接阻碍档案信息化发展进程。因此,有关人员应针对人民检察院档案信息化建设中的问题而加强研究,并提出解决问题的有效措施,以推进人民检察院档案信息化的建设进程,提高档案管理效率和彰显档案信息价值。
二、人民检察院档案信息化建设中的问题
(一)档案管理不善
人民检察院在档案信息化建设中,存在着档案管理不善的问题,在一定程度上阻碍档案信息化建设进程。首先,检察院档案资源呈现分散管理趋势。在检察院办公自动化发展中,电子公文逐渐增多,但主要集中在各部门办公软件系统中,导致工作者未能及时将其融入档案管理系统中。长期以往,档案资源越来越分散,为档案管理工作增加难度。其次,电子档案文件虽然具有一定的优势,但由于电子文件具有容易拷贝、篡改等特征,使人民检察院部分档案管理者产生不信任心理,仍然对传统纸质档案文件有着较多的使用。基于此,阻碍检察院的档案信息化建设进程。
(二)档案管理的基础工作不到位
人民检察院在档案信息化建设中,其基础工作相对不到位。首先,档案信息系统是档案信息化实现的有力保障,但诸多地区人民检察院的档案信息系统建设水平相对较低,难以充分发挥档案管理作用。其次,检察院方面未能针对档案信息化建设和档案管理制定完善的制度,导致制度保障缺失。如,在档案信息化建设初期,检察院方面必须将传统纸质卷宗档案转化为电子文档,但在工作实践中,相关人员未能对卷宗加以有效整理而录入,导致信息录入混乱问题较为严重。甚至录入信息后,未能将档案重新装订和妥善保管,造成纸质档案缺失,可能为后期档案管理工作增加难度。
(三)未能实现档案信息的价值
人民检察院档案信息化建设实践中,主要以归档制度而开展工作,重视对档案信息数据的采集和收纳,而对其利用率十分低,导致档案信息的价值未能深刻体现。首先,检察院方面重视对档案管理部门的组织和管理,未能督促管理者对档案信息价值的开发。其次,检察院档案管理工作人员虽然能够明确档案信息化的服务功能,但未能深入挖掘深层次的信息内容,降低其信息服务能力。由此可见,人民检察院档案信息化建设中,未能将档案信息的价值有效发挥,与档案信息化建设的初衷背道而驰。
三、人民检察院档案信息化建设的有效措施
(一)设立专门的档案管理部门
对于人民检察院而言,档案信息占据重要地位,因而必须加强档案信息的管理。加快档案信息化建设步伐是人民检察院发展的必然趋势,加大档案管理力度尤为重要。对此,人民检察院可设立专门的档案管理部门,全权负责档案管理工作。首先,在人民检察院人才队伍中抽调骨干人员而组建专门的档案管理小组,使其领导档案管理部门工作人员而开展工作,将档案管理工作提升至发展战略的高度。其次,对档案管理部门给予大力支持,包括资金、技术、人员、时间、组织等方面的保障,为提高档案管理效率奠定坚实的基础条件。最后,针对档案管理部门工作人员而制定一系列规范性制度,对工作人员的思想行为方式加以正确规范和引导。
(二)加快档案信息化基础设施建设
由于人民检察院档案信息化建设是需要长期坚持的工程,所以在其信息化建设中,应为其提供充足的基础设施保障,而加快档案信息化基础设施建设是前提条件。信息系统、数字化设备是档案信息化建设的重要要素,能够满足人民检察院内部档案信息传输、共享、交换等需求,对提高档案管理效率有利。在完善基础设施过程中,可从两方面着手:首先,加快档案信息网络系统建设。在实现档案信息化建设中,信息网络系统是基础保障,通过完善系统,能够使人民检察院档案管理部门工作人员更好开展档案管理工作,实现整体效益的最大化。其次,为档案管理部门工作人员提供必要的数字化设备支持,以推进档案信息化建设进程。
(三)优化档案信息化处理流程
新时期,人民检察院虽然处于不断加强档案信息化建设中,但其信息化建设水平仍然相对较低,不能适应人民检察院未来发展趋势。尤其在档案信息化建设初期,相关人员处理检察档案时存在诸多不足,阻碍信息化建设。对此,相关人员有必要对档案信息化处理流程加以优化,为档案信息化建设创造有利条件。首先,在录入档案信息之前,相关人员应保持谨慎认真的工作态度,进行拿取档案、分类归纳档案、拆除档案装订等操作,对系列档案信息加以妥善处理。其次,在录入档案信息时,人民检察院工作者可根据一份案卷档案信息量而选择录入方式,或独立存储,或放置于某一图像文件中。最后,将纸质档案重新装订,并妥善保存;将电子版档案信息进行有效归档、查验、注册,有利于实现档案信息系统工作的最优化。
(四)加强人员培训
人民检察院加快档案信息化建设中,应重视人才的重要性,并针对工作人员而加强必要的培训活动。首先,加强思想培训,使档案管理工作者对档案信息化给予高度认同和重视。与此同时,将档案工作人员结构加以合理调整,充分发挥人才优势。其次,采取分层次培养的方式而开展培训工作,使培训工作更具针对性,可对不同对象加以必要的培训。例如,在档案信息安全管理中,应对工作者加强信息安全培训,使其能够对信息系统采取有效的杀毒措施、防火墙配置等,确保电子案卷档案的安全性。最后,对档案管理工作者加强技能培训,使工作人员能够对新技术、新设备有着全面的了解和掌握,对推进人民检察院档案信息化建设进程发挥着重要作用。
四、结论
就人民检察院的档案信息化建设工作而言,是一项较为系统的、复杂的工程,其涉及内容相对较多,如信息数据库建设、信息资源有序整理、信息资源开发和利用等,对相关工作人员提出较高的要求。在人民检察院档案信息化实践中,存在诸多问题,如档案管理不善、基础工作不到位、未能体现档案信息价值等,不仅阻碍人民检察院档案信息化建设进程,而且对其发展不利。对此,设立专属部门、加快基础设施建设、优化档案信息化处理流程、加强人员培训等措施能够有效解决上述问题,推进人民检察院的持续发展。
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