一、企业会计电算化的内部控制和传统手工会计的区别分析
首先,执行主体不同。对于企业内部控制而言,手工系统以人为主,在电算化系统下,以计算机、人为双重主体。
其次,控制对象不同。针对电算化系统,处于会计信息核算下,财务处理主体主体的改变,控制对象也改变。在传统会计模式下,采取会计工作相容、会计处理程序等问题,传统会计资料通过不同责任人,在纸上查验记录,主要对人进行控制。处于电算化系统下,会计业务记录、资料文件以磁性介质记录,修改时不留痕迹,避免磁化等优点,控制对象为计算机、人。
二、企业会计电算化的内部控制
首先,信息安全性、完整性。在企业财务管理中,经济业务实现了磁性记录,代替传统纸质记录,可轻易实现数据修改。通过人为控制转变,对处理程序、方法、情况、对象节能型控制。若出现新业务,通过计算机输入,在核算过程中,利用计算机进行审核与核对,自动生成记录。所以,同传统会计内控机制来说,会计电算化内控程序较为复杂,控制范围较大,通过计算机操控人工控制,对计算机会计部门分进行多方位控制。处于会计工作下,使用计算机,产生各类数据与报表,但确保数据可靠性、准确性,必须依靠严格内控机制。企业在网络环境下,实现数据资源共享,实现便捷信息化。随之而来的,就是内部信息安全问题。处于会计软件系统中,操作人员正确输入口令、用户名,即可登录电算化系统,而口令、密码极易被窃取,造成企业严重性经济损失,存在较大安全隐患。同时,企业保密信息的邪路,大多由内部人员泄密。在网络上传输大量会计数据,网络作为一个开放性环境,用户信息极易被黑客、病毒侵入,进而引发用户信息篡改、盗取问题。
其次,传统控制方法陈旧。对于传统会计系统而言,对于人员内部机制控制。实行会计电算化之后,以程序控制、制度控制,改变了传统单一制度控制,会计财务通过电算化、集中化处理,计算机控制措施是关键性控制方式。随着科学技术迅猛发展,互联网技术获得前所未有发展。通过网络技术,对会计信息进行处理,通过企业终端即可实现数据处理工作。利用会计软件对原始数据进行加工处理之后,在磁盘、软盘存储处理结果,进而实现电子数据输出。利用计算机技术,生产会计报表,预测会计记账工作。所以,正确输入信息数据,决定输出数据正确性。如果输入错误数据,计算机也只能获取错误结论,不会进行自动识别。所以,处于电算化系统中,若要保证会计信息真实性与准确性,需保证信息准确性与稳定性,确保所有数据过程、方法的规范化。利用会计软件,通过人工、计算机的有机结合,确保财务管理、会计工作的有序开展,进而提升会计工作质量。随着社会经济、社会工作的有效拓展,处于新形势下,会计电算化运用范围不断扩大,进而改变划分职能,通过会计电算化,转变传统繁琐程序,实现计算机程序的统一化、整体化,进而节约大量人财物力。然而,必须注意某些操作人员的内控,对计算机程序、数据进行修改,使得会计信息失真。
三、企业会计电算化的内部控制问题分析
首先,电算化、会计岗位不完善,未实现明确分工。在各岗位操作时,未真正落实权限制度,部分单位操作以不同身份,进入到系统操作,进而导致分工内控流于形式。
其次,缺乏专业维护人员。现阶段,大多数会计人员非常熟悉会计业务,然而缺乏计算机知识,维护人员非常熟悉计算机知识,却不了解会计业务,当系统发生故障时,无法及时分析与排除。
四、企业会计电算化的内控优化措施
首先,严格会计组织机构管理。针对会计电算化而言,功能、知识较为集中,必须调整原来会计机构,对于会计工作岗位,需设立管理岗位与维护岗位,并明确岗位职责,保证职责、职权分离。同时,必须强化领导,提高内部监督。针对企业财务管理而言,必须构建内部监督体系、内部审计机构,对内控活动进行有效监督,保证内审部门独立性与权威性。在内审人员配置方面,必须具备相关从业资格,对内控内容与设计执行情况进行监督与管理。确保监督部门作用充分发挥,确保企业会计核算与财务管理效率得以提高。
其次,构建安全管理控制机制。为避免电算化会计受到黑客、病毒等非法侵害,必须建立多方位安全内控机制。例如,建立上机管理机制,确保计算机设备的安全,如防火防潮等。建立上机记录机制,构建上机日志档案。根据不同岗位职责,对于各业务岗位,负责自身授权机制,进行严格监督、控制。建立严格防范管理机制,严格禁止杀毒软件、网络游戏等安装,建立网络防火墙制度。
五、结束语
在新历史背景下,企业的生产、经营环节日益变化,内控机制是一个动态化的变化过程。处于电算化系统中,内控机制新问题不断增多,我们必须结合电算化实际问题,构建科学、合理的内部会计机制,按照执行问题,逐步提高会计电算化水平。
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