本文阐述了工程项目专题编研的意义、要点、技术层面的处理和服务策略,希望引起有关单位的重视,起到抛砖引玉的作用。
【关键词】档案编研;工程档案;民生
最近,李克强总理提出的几项民生大事中,其中一条是城市防涝工作。近期,一到大雨,在城市中“看海”已成一道“风景”;道路、工地地陷也屡见不鲜。原来说现在的城市十年一大变,五年一小变已成历史,最确切的说法应是五年一大变,两三年一小变。地铁、高铁、环城高速、下沉隧道、天桥等等,地上地下无不动工。动工牵涉的地下网线――燃气管道、电信电线、自来水管及下水道等等,一动牵百线。然而,工程项目不同、目标不同、施工单位不同等因素又造成单项工程档案完整、整体档案分散的现实情况。城市是一个整体,城市的升级改造是一项整体的分段工程。每一段档案的完整体现,不可忽视的应是编研工作。
说到编研,一般单位的办公室都是着重于大事记汇编、历史机构汇编、数据汇编等。然而,企业经营业务性质的专题编研也不能忽视,特别是工程建设单位、燃气、电信、水业、供电等单位尤为重要。佛山市XX路的升级改造过程不到十年,经过三大改造,第一、第三次规模最大,施工期超过一年。地下管道改了N次,小修小补不在话下。别看这些不经意的工程,有可能改变了地下管道的方向,也有可能堵塞了某个下水管道,水灾有可能是这样造成的。
城市“变海”一方面是设计跟不上发展;一方面是隐蔽工程存在隐患,处理不及时。记得一次事故,工程人员到档案室找图纸,找到竣工图到现场才发现不对,原来改了。改了后不是他们经手的,他们不知道,又重新来找。这件事触动了我们,如果能把工程档案编制成编研材料,把每次工程的情况、变化情况、案卷号和序号详细介绍,等工程人员查找时快速提供,这样不仅减少时间,快速排除隐患,减轻市民不便,而且对城市的再建设也能起到很好的借鉴作用。在编制工程编研材料要注意哪些方面?本人认为:
一、注重实用性
实用是编研的目的。在档案的提供利用上档案员要善于分析、发现档案的需求情况,结合单位的工作重点和城市发展情况制定编研的项目,例如燃气单位:某路段燃气管道工程的编研材料;某路段隐蔽工程的施工变化情况等。
二、注重专题性
专题性编研是结合工程项目编制的一种形式,实用性很强。在隐蔽工程方面,如电线、通信设施、供水和燃气管道、下水管等等,对日后的维修保养,突发事故的处理尤为重要。因此,选择专题的编研形式,并按专题――专项(专段)――专情(地情、地貌、特质)――专管(管理情况)的思路进行编辑,对查找应有事半功倍的效果。1.专题――针对每项工程各配套工程设的编研题目,例如季华路快速改造工程燃气管道敷设工程。2.专项――针对专题中的某一段(项)设的编研题目,例如季华路快速改造工程燃气管道敷设工程季华一路段、季华二路段、季华三路段等。3.专情――针对每路段的地情、地貌或特殊情况设的编研内容,例如:季华一路段水田地质、季华二路段下沉隧道等。4.专管――针对路段历次改造和日常管理的实际情况设的编研内容。一是路段的变化情况,如路段什么发生过燃气渗漏、经过抢修采取过移位措施;路段曾发生过的地陷,后来采取过什么补救措施,原来管道方位是否发生变化等。每次的大小变化都记录在册。二是档案实体的变化情况,工程的变化涉及档案的变化,档案变化要及时补充到编研材料中,并细致列明档号和存放位置,以便快速、准确为一线服务。
三、注重深层次的加工
深层次的加工应包括对每项工程的基础数据、图纸,每次改造变化的规划、地情地貌、改造情况、改造效果、存在问题、注意事项作深层次的分析研究、加工,将重要的材料、图纸或目录单列出来,作专题的标注;也可将重要的材料、图纸制成光盘、视频影像等,以便能及时地、快速地提供利用。因此,加大工程档案的开发力度,加强对档案信息的分析研究、综合加工、深度开发,提供深层次、高质量档案信息产品,不断挖掘档案的价值,把“死档案”变成“活信息”、把“档案库”变成“思想库”,是每个档案工作者的重要职责。
四、强化工程档案服务功能
编研的目的是服务,服务功能的多元化是提升服务质量的根本。然而,提高服务意识又是根本中的根本。一是必须认识到工程档案是一项重要的民生档案,楼房、道路、隐蔽工程无一不涉及千家万户,在工程档案的服务对象上,既为有关部门和单位服务,又为广大人民群众服务;既为城市发展和市民服务,又为新农村建设和农民服务。因此,涉及工程档案的有关项目报建、勘探、设计报审、施工、变更、用材、水电布局设施等,均是单位、政府、个人不可避免需要查询的内容,做好这些编研资料,特别是把涉及民生的工程档案、信息及时整理、鉴定出来,提供利用,就是为维护人民群众合法权益提供支持,为各方面提供档案利用及政府公开信息、社会需求信息的服务。二是要积极拓展服务渠道,紧紧围绕政府、社会、单位及人民群众的需要,有针对性地与设计、开发、建设、维护管理、监管等部门建立信息网络,根据需求积极提供档案信息服务。同时,通过向有关部门报送或推介相关档案信息、编辑档案编研专题、编制影像图纸等多种形式,全方位为社会提供档案信息服务,那么,城市“看海”等现象将会大大减少,人民的幸福感会大大增加。
【参考文献】
[1]施秀平.浅议档案编研工作.宁德师范学院学报(哲学社会科学版),2013(1).
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