国内新型医药卫生体制改革的实施,给医院管理工作带来了新的挑战。医院内部实现人事档案信息化管理,可以减少人力资源的消耗,大幅度降低工作难度。合理地展开信息资源管理工作是维持医院运行的前提,对于医院的经济、工作质量具有深远的影响。
1 档案信息化的意义
医院内部的人事档案是原生的信息资源,其对于医院内部的合理预测工作、人员调动管理工作、管理决策工作具有一定的影响。实现档案管理的信息化能有效促进医院的长久性发展,也是社会发展形式下对于医院发展的必然要求。随着人力资源管理理念的不断发展,国内医疗体系改革的不断深化,人事档案管理的重要性逐步体现出来。加快信息化建设是有效发挥人事档案信息作用的关键环节,促进有限的资源发挥出最大的作用。因此,对于医院内部人事档案信息化工作进行深入探讨研究意义重大。
利用医院内部的局域网络建立一体化的工作平台,不仅能够实现档案资源的发布、传递、存储、加工,信息资源的共享,降低工作人员的工作量,还能保证新的信息内容及时更新,提升信息的时效性。医院可以借助一体化系统,利用有效权限管理,建立电子的查询系统,节省医院的人力资源、经济资源、物力资源,还可以将医院的档案存储在优盘、光存储介质、软盘中,缩小档案占据的空间。医院应选择高效、安全、合理的软件管理系统,避免内部信息资源的泄露,提升管理水平。
2 医院人事档案管理信息化的实现
放弃过去的手工处理方式,利用计算机进行档案管理工作,可以实现高效率的信息存储、统计、查询与分析,为医院管理人员提供精确的信息资源,构建开放式的信息系统,发挥资源的最大作用。
2.1 实现计算机管理
随着科学技术的发展级计算机网络技术的普遍应用,医院内部已开始利用计算机管理人力资源。计算机管理能降低手工管理出现失误的概率,降低工作人员的劳动强度,节省工作时间,提升管理效率,使材料的管理更加科学化。将人事档案信息存储在现代化的介质上,能提升资料的完整度,延长档案的应用时间,避免资源的浪费。一些医院的人事档案管理已实现网络微机化,利用现代网络,通过磁介质交换实现网上的资源输入,进一步加强人事信息管理。此外,利用远程技术进行数据的交换,最终实现资源的共享。
2.2 建立完善的信息系统
医院的工作人员首先需要构建基本的系统框架,建立基本的信息资源数据库,录入各种人事档案信息,然后利用软件及高速的网络系统,通过有序的建设,建立完整的系统。资源的收集是其中的关键环节,医院内部人事档案的信息收集和处理环节需要保证规范化、制度化。资源完整性是系统的关键,为此医院应加大各方面的投入力度,逐渐加强整个信息系统的功能,将成熟的工作经验普及应用。
2.3 建立人事档案管理数据库
在系统的建设过程中,不仅需要购买先进的技术设备,而且要重视资源系统的应用,有效收集信息资源,通过资源的开发和管理,最终实现应用的目的。医院内部应建立专业化的人事档案管理数据库,并提高使用的范围,提供全面化的服务。信息数据库的内容需要包括工作人员的基本信息、薪资待遇、工作经历、档案目录等。将管理层级职工的姓名、年龄、学历、性别、工作时间、职务、任职经历及考核等信息详细地录入计算机系统内部,需要调用档案或员工信息时,工作人员在系统的查找功能中直接输入姓名,就能够直接获得全部的资源,信息检索效率大幅度提高。
2.4 保证信息的安全
医院人事档案的信息化管理,不仅要保证信息的应用期限,还要避免数学档案信息被破坏或故意更改。信息化档案管理系统的安全是需要重视的关键环节,医院的人事档案资源需要分类处理,部分需要长期保存的资源信息应及时复制,通过载体的转化,避免信息的丢失;部分无需变动的长期保存资源需要刻录到只读光盘上进行存储,避免档案的非必要修改。在医院系统的资源共享过程中,部分的关键性、保密性高、价值高的资源,需要通过处理提升安全性,例如:设置系统恢复功能、提高管理等级等。人事档案信息系统需要配合应用现代化的防火墙技术、病毒检测技术、数据备份技术等。
2.5 保证人事信息的准确性
医院内部的人事档案管理信息化的最终目标是提供更加优质的服务,为医院的管理和发展提供更好的资源。
利用信息化系统代替传统的记录方式,使信息查阅工作变得更加简单,文档数字化得到广泛的应用。目前,国内的大部分医院内部已经构建独立的信息网络,该网络和互联网、教育科研网有效链接,为医院档案的对外服务提供可能,也是资源共享实现的基础。使用网络信息技术方式,医院内部局域网络可以建立院级的档案管理自动化信息系统,保持界面的简洁清晰,支持Windows NT、UNIX、NetWare、Novell等各种的处理方式,拓宽使用功能,为需求人员提供随时查询功能,提升医院的档案管理水平,发挥资源的价值,为医院的发展提供服务。
3 结 语
随着高科技设施设备的不断应用,传统的人事档案管理工作已经不能满足医院的实际发展需求,人事档案信息化管理将成为未来的发展趋势,成为影响医院综合效益和发展的重要因素之一。
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