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公司公文处理规范
一、依据
根据国务院发布的《国家行政机关公文处理办法》(国发
[2002]23号)的规定,参照《国家行政机关公文格式》国家标准(GB/T9704-1999),制定本格式。
二、范围
公司的公文适用于本规范。
三、纸型、纸质
复印纸A4型(国家标准210mm×297mm),厚度定量60—80g/m2。
四、封面
文件必须按《国家行政机关公文格式》执行。材料10页以内的一般不加封面,确需加封面的材料可以加上,如规划、纲领性文件、规章制度、材料汇编等。封面可使用必要的文字和徽标,但不使用花边和图案。加封面的材料同时应加封底。
五、标题
标题使用2号宋体或宋体加粗,顶行。副标题居中排列,使用3号楷体,但不与正文字体重复,破折号占2格。
六、签发人
上行文应注明签发人姓名,平行排列与发文字号右侧。发文字号居左空1字标识,签发人姓名居右空1字标识;“签发人”三字后标全符冒号,签发人姓名用楷体字标识。
如有多个签发人,主办单位签发人姓名置于第1行,其他签发人姓名从第2行起在主办单位签发人姓名之下按发文机关顺序依次顺排,排布不下可下移红色反线,最后一个签发人姓名与发文字号同处一行。
七、正文
(一)正文文字字体、字号
正文使用3号仿宋字体。
(二)正文内标题字体、字号
1级标题文字使用3号黑体,2级标题文字使用3号楷体,3级标题文字使用3号仿宋体加粗。标题单独成行时,均无需标点。不提倡正文内标题使用加粗或艺术字体,如行书、隶书、魏书、细圆体、综艺体、琥珀体、瘦金体等,以保持公文严肃、文面整洁。
(三)结构层次序数、标点
第1层为“一、”,第2层为“(一)”,第3层为“1.”,第4层为“(1)”。不使用不规范的序号,如:1)、A、a等。
(四)段落
每段文字前空2个字,第2行起均顶格。
(五)表格
正文中表格一般作附件,置后。小于文面半幅的,可随文就位,与正文同宽。表内字体同正文,字号可略小。
(六)数字
数字除成文日期、部分结构层次序数和在词、词组、惯用语、缩略语、具有修辞色彩语句中作为词素的数字必须使用汉字外,
其他应当使用阿拉伯数字。
八、主题词和抄送栏
主题词的设置,用3号黑体字居左顶格标识,后标全符冒号;词目用3号宋体字;词目之间空1个字。标在文件的抄送栏之上,最多不超过5个主题词。标引顺序是先标类别词,再标类属词。在标类属词时,先标反映文件内容的词,最后标反映文件形式的词。如《国务院关于“九五”期间深化科学技术体制改革的决定》,可标“科技、体制、改革、决定”。
抄送栏应设在主题词之下,左起空一字,使用3号仿宋字体,主要填写需要报送的单位名称。印发机关在抄送栏之下左空1字,用3号仿宋体字,印发时间右空1字,用阿拉伯数码标识。若需添加“(共印XX份)”字样,另起一行,右端对齐上行“XXXX年X月X日印发”的“印”字。
九、落款、盖印
在正文后空2行,单位名称按印章全称。盖印,可不写单位名称。成文日期中“○”用插入符号里的几何图形,不能用阿拉伯数“0”。最后一个字离右边沿4格(2个字)。
十、页码
双面印刷页码居外侧,单面印刷页码居右侧,均以“-1-”的形式出现。
十一、页面设置
上2.5cm,下2.5cm,左2.5cm,右2.5cm,页脚3.0cm,行距28磅,或每面排22行,每行排28个字。为避免最后一页只是几行占一页的现象,可适当收缩行距,使文件成为几张整页,但收缩行距不宜小于20磅。
十二、印刷
上下左右居中对齐,无特殊需要,版面图文的颜色均为黑色,均匀清晰,2页内容以内的文件双面印刷。2页以上的根据需要决定。
十三、装订
一律左侧装订。钉离左侧边沿0.5cm,2个钉在上下各1/4处,钉垂直。
十四、附则
本规范由公司办公室负责解释,由公司批准后生效,自下发之日起执行。
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