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应用文书文种丰富,各类文种的风格也有明显的区别。例如指挥性公文的命令、决议、决定注重庄重严肃;法规、规章和管理规章文书讲求严谨、确切、利落;计划性文书必须实在、周密、可行;会议报告应富于鼓动性等等。不同文种的语言,都应有与文体风格相协调的基调。而各类文种的语言,从总的方面看,又大都是比较庄重、通俗的大众化书面语言,而较少用口头语言和方言。这是从把握文体特点上,把准文章语言的得体性。
语言还应随社会的变化发展而有所变化,能与时俱进。陈旧、过时的词语不宜使用;新名词术语要谨慎使用,不以词语的艰深掩饰内容的浅薄。如果忽略了语言的这种变化,也会不得体。
应用文书的语言,应根据不同的受文对象,注意其接受心理,考虑不同的分寸。上行文的语言,应尊重而不阿谀讨好;下行文的语言,应谦和但又不失度;与平行机关往来函件的语言,则应以诚以礼相待,多商量,互相尊重。惩戒坏人坏事的通报,语言应言之凿凿,义正辞严。表彰好人好事的决定,语言则应热情、稳实。对上级的情况报告,不必有过多的宣传议论。对下级布置工作的通知,又不可过于原则、空洞,应实实在在,切实可行,有可操作性。这是从受文对象接受心理的角度做到语言得体。
有选择地使用模糊词语和委婉用语,有时会使应用文书的语言更得体。应说明的是,应用文书语言的上述五个特点,常常是相辅相成难以分割的。第三节 开头与结尾的展开方式 (一)开头方式 ⒈ 概述情况
即在开头简明扼要、切题地介绍有关情况或背景。简报、报告、会议纪要、总结等常用此法开头。2 提出问题
即在开头提出问题,提示应用文书的主旨或主要内容,以引起阅读者的注意与思考。调查报告常用这种方式开头。⒊ 直陈目的
即在开头以“为了”、“为”等介词构成的主旨句领起下文。法规、规章、决定、通知等应用文书常用此方式。
4. 引述来文
即在开头引述对方来文、来电的标题、文号,然后引出下文。应用文书中的复函、批复普遍使用此方式开头。⒌ 阐明观点
即在开头先提出观点,或者点明主旨,接着加以解释说明,以引起读者的重视。 ⒍ 表明态度
即在开头直截了当地对批转、转发或发布的文件或者有关的事项、会议表明态度,做出评价,提出看法。批转、转发性通知多如此开头。7 交待原因
即在开头以“由于”、“因为”、“鉴于”等词领起下文,也可直接陈述发文原因。8 说明根据
即在开头引用有关法律、法规或上级指示精神,具体来说,是以“根据”、“遵照”、“按照”等词语领起下文,鲜明标示出行文有据。通知、批复、规章文书等常用这种方式开头。
应用文书的开头,有时是多种方式结合运用。(二)结尾方式
1. 作请求。即在结尾请求上级批复、批转、批准或请求对方帮助之类的话语。公文中的请示、函等普遍使用此方式结尾。
2. 作强调。即在结尾对文中的主要问题作强调说明,以引起阅读者的重视。3. 作要求。即在结尾提出要求、希望或发出号召。
4. 作总结。即在结尾对文中的主要观点或问题做出归纳或总结,使读者对全文有一个较完整的印象。
5. 显文种。以模式化的方式把名词性文种作动词用,并以此结尾,如“特此通告”、“特此通报”、“特此通知”、“特此报告”等。
6. 作补充。即在结尾补充交待有关事项、事宜。通知、法规、规章等常用这样的结尾。除上述几种结尾方式外,还有祝贺、慰问式的结尾,以及主体部分意尽即文完,不再另写结尾等方式。
第四节应用文书的结构类型
应用文书的结构类型,是指应用文书的文章结构,即正文在外部形态上所表现出的形式。应用文书的外部形态大体有十种类型。(一)篇段合一式
正文全文内容包容在一个完整的自然段内,即一个段落就是一篇完整的文章。这种形式常用于内容单一的应用文书。(二)两段式
这是内容简单、篇幅简短的应用文书常用的形式。如,把篇段合一式中的结语部分单独列为一段,可成为两段式。或把三段式中的结语部分省略,写作目的或原由、行文事项各为一段,也可以成为两段式。(三)三段式
这是短篇应用文书比较常见的外部结构形式,即正文分为写作目的或原由、事项、文章结语三个层次。(四)多段式
它用于内容稍多、篇幅稍长的应用文书。一般是开头概述情况、说明原由、目的或依据,结尾单独成段或省略结尾段,主体部分内容稍多分别写为若干段。如果是内容多、篇幅长的应用文书,一般不宜采用多段式,而宜采用分部式。(五)分部式
这种结构形式,通常把文章分成几个大部分,每个部分就是一个层次。为了做到眉目清楚,每个部分可用小标题或者序号列出,但多用序号加小标题的形式。小标题或者作为层旨句概括该部分中心,或者提示该部分内容范围。这种结构形式容量较大,眉目清楚,头绪分明,适用于内容较多、篇幅较长的应用文书。工作总结、理论文章、调研文章等类常用这种结构。它常体现为应用文书基本结构形式纵式结构中的递进式结构,写作时一定要注意前后各部分由浅入深或者由实到虚、由表及里的逻辑顺序,以及各部分间的逻辑联系。
(六)贯通式
有人把它与多段式归为同类,但它与多段式仍有区别。贯通式是围绕中心,按时间顺序、事物发展顺序或者认识顺序,抓住主要线索,比较完整地叙述或说明一个事项、一项工作、一个道理。它不分条文,不用小标题,前后贯通,以自然段落组成全篇。这种结构适用于内容比较单一的叙述性或者说明性为主的应用文书。
(七)条款(项)式
法规、规章和职能部门的一些文书,不少用这种形式,显得眉目清楚,排列有序,简洁明了。条款(项)式结构,有以下两种:
1.章断条连式。适用于内容多、篇幅长的法规、规章。这种结构以章为序划分层次,各章下的“条”不依章断开另起开头,而是连续编号。这便于执行承办时援引有关条文。章下可分条,极少数还在章下分节,节下再分条。章、节、条均用小写汉字数目表示,如第一章、
第一节、第一条。条下有的分款,款不带序数,一个自然段就是一款;条下有的列项。项冠以带圆括号的汉字数码 (一)、(二)等。项下可分目,目冠以阿拉伯数字1、2等。
2、条文并列式。适用于内容不太多、篇幅不太长的法规、规章和其他应用文书。条下同样可分款或项、目。若不是法规、规章的其他应用文书,通常不用“第×条”标示,其标法形如:第一层为“一、”,第二层为“(一)”,第三层为“⒈”,第四层为“(1)”;不另以其他数码为序数。若是只有一个层次,则以“一、” “二”这类数码为序数。
条下的款或项、目独立成段。段间内容具有相关性。(八)总分条文式
这是应用文书用得较多的一种外部结构形式,公文、规章、合同等文书,常采用这种结构。文章开头部分(即引言部分)先总说:或概述情况,或说明写作目的、依据、原因,或阐明主旨,摆出结论。后文则分条文分述有关内容,每条或说明事物的一个方面,或围绕主旨阐述一个问题,或分析事件的一个原因,或提出一项要求、措施、办法等等。条文的层级结构序数,与条文式的写法一样。有的在分条之后还有一个总说的结尾,形成“总说—分说—总说”的结构。安排条文的要求,与条文并列式结构相同。(九)表格式
这是应用文书不同于其他文体所特有的一种结构形态。不少经济管理职能部门如
工商行政管理部门、税务部门、专利管理部门等机构和不少企业如银行、保险公司及厂矿、公司等单位,他们制发的各种专门文件,大都采用表格式。(十)不成文式
这是应用文书特别是其中的告启类文书所特有的一种外部形态。它不像一般文章那样有完整的结构内容,开头、结尾、层次、段落、过渡和照应都不一定齐备或有明显标示,从其外部形态来看也不像传统的文章样式,语言表述方式也有其特殊性,通常运用图文相间的形式或者图表形式。典型的不成文式多是一些广告、海报等告启文书,有的还图文相映,很具吸引力。它同表格式文书一样,看似不成文,没有传统文章的形式,但表达效果常常比成文好。运用这种形式撰写告启文书时,一是告启事项要周全,二是要注意突出重点,不能因图害意,让图画冲淡、掩盖了主要内容。
抓点??牵线??成面??不断提高党委办公室工作水平
近年来,万州区委办公室坚持“三个围绕”(围绕中心工作转,围绕领导转,围绕主要领导
抓中心工作转),咬定?“三个目标”(办文零毛病、办会零失误、办事零差错),重严、求真、务实,政务服务水平不断提高。在2003年141个区级部门工作质量、服务态度综合测评中获得好成绩,被重庆市委办公厅评为2003年度督查工作先进集体、信息工作先进集体和工作经验交流第一名。我们的主要做法是:抓点、牵线、成面。` ?一、抓点
?我们抓重点带一般,把办重点文、办重点会、办重点事作为政务服务工作的重中之重。(一) ?
强化精品意识,办好重点文。我们始终坚持“两手抓”:一手抓好文稿起草工作。身在兵位、胸为帅谋,既注重“文以载道”,严把政策关,克服文稿“硬伤”;又讲究“成文之法”,严把文字关,避免文稿“软伤”,综合文稿思路清、高度够、表达准、特点明。另一手抓好公文运转工作。严格公文运转程序,确保公文运行规范有序、高效无误。
(?二)强化精细意识,办好重点会。会前部署周密细致,会中服务确保万无一失,会后工作注重落实。对党代会、区委全委会、区委工作会议等会议,从议题确定、材料准备、会议纪要和督查落实等重要环节都有具体的服务细则。我们的会务组织工作得到了区委领导的肯定和全区上下的好评。同时,实行会议活动报批制度,确保重点会议,大幅度精简可开可不开的会议,尽量减少领导陪会,让领导腾出更多的时间和精力抓大事、议大事、谋全局。
(三)强化精当意识,办好重点事。一是抓信息工作,当好“耳目”?。我们及时、准确、全面、真实反映社情民意和重要信息,为区委决策提供了有益参考,在2003年全市党委办公室系统信息工作考评中,我办由2002年的后列跃到了前列。二是抓调研工作,当好“助手”。围绕区委的工作重点、领导关注的焦点和群众反映的热点问题,进行调查研究,为区委领导提出合理化建议。三是抓督查督办,当好“钦差”。唱响“布置工作+不检查=0”、“开会+不落实=0”、“抓住不落实的事+追究不落实的人=落实”三个公式,督重点、查大事,确保重大决策部署贯彻落实。四是抓后勤保障,当好“管家”。狠抓机关日常管理和财务管理,注重改善办公条件,推进办公现代化。着力改善生活条件,提高职工福利待遇。五是抓政务接待,当好“窗口”。始终把接待服务视为第一
窗口,严谨细实,精心组织,成功完成了党和国家领导人到万州视察的接待任务,并被市人事局、市级机关事务管理局评为“重庆市机关事务与接待工作先进集体”。 ?二、牵线?我们不断完善政务服务机制,实行线性运转,收到了明显实效。
(一)定事定法,牵好工作线。我们把办公室工作视为“生产线”?,按照工作流程链条式推进。一是办会流程清晰化。从会议方案准备到会议精神落实全过程的每个环节,我们都编制了一张流程图,每个环节都明确专人负责,分清责任。二是办文流程制度化。明确办文的各个环节、责任领导、责任科室,击鼓传花,流水作业。三是办事流程规范化。对调查研究、督查督办、领导交办事项、政务接待、财物管理、政务值班、机要保密等日常工作,都建立了规章制度,使每一项工作不断档、不脱节、无死角、无盲区。
(?二)定人定责,牵好责任线。一是硬化岗位责任制。进一步完善办公室领导、科长、科员等岗位职责,各司其职,各负其责。二是创建双线责任制。对重要接待任务和大型会议活动,建立了相关部门主要领导为定点定事牵头负责人、办公室领导为定点定事指导负责人的双线责任制,确保每项重点工作有人做、有人查,责任到人,落实到位。三是实行错情追究制。对工作线上出现的差错和失误,制定责任追究办法,谁出了问题谁就承担相应的责任。(?三)定奖定惩,牵好督导线。一是健全完善督查网络。在区、开发区、区级各部门、乡镇
(街道)设置专兼职机构,配备专兼职工作人员,创造条件,让督查人员有位、有为、有威。二是创新督查方式。对重大督查事项,区委督查室、区政府督查室和组织人事、纪检监察部门组建“三位一体”督查工作机制,代表区委、区政府进行专项督查。三是坚持督导结合。对落实不力的工作,注重指导,促其整改。 ? ?三、成面
? ?党委办公室工作涉及方方面面,秘书长(办公室主任)处在宏观面,副秘书长(副主任)处在中观面,各科室处在微观面。
(一)宏观面统得起。对办公室而言,秘书长(主任)是“帅”?,要统得起。秘书长必须勤于学习,勇于实践,善于总结,情况要明,头脑要灵,对全局和重点工作不但要“知其然”,更要“知其所以然”。我们建立一系列制度,确保了秘书长把主要精力放在抓重点文、重点会、重点事上,做到了大事不误、小事不漏,区委集体决策在每个方面都得到了有效贯彻。
(二)中观面领得起。办公室副职是“将”?,我们充分发挥办公室副职的作用,让中观面领得起。一位办公室副职对应服务一位区委副书记,既要负责文字审核把关工作,又要负责事务性服务工作。各位副职服从于领导、服从于中心、服从于大局,站在秘书长(主任)的角度,独挡一面,开拓创新,想领导之所想、急领导之所急、谋领导之所谋,切实领起了自己所联系协调方面的工作。
(三)微观面顶得起。办公室中层干部和工作人员是“兵”?,是办公室抓落实的基础。我们坚持以人为本,加强思想政治建设、服务能力建设、作风建设和制度建设,全办干部职工把办公室工作当作事业做,当作艺术做,做到了“四知”:学习上知短,政治上知恩,工作上知责,待遇上知足。?
?我们对办公室工作的深刻体会有两句话:差错是进步之母,少出差错就是进步;批评是表扬之父,不挨批评就是表扬。办公室工作永无止境,我们一定要始终保持蓬勃朝气、昂扬锐气和浩然正气,努力实现“在全市争一流、在全区争第一”的奋斗目标。
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