接待工作是秘书的常规性工作,是组织沟通内部的桥梁,联系外部的窗口。下面是编辑老师为大家准备的试论秘书的无约接待。
从某种意义上讲,秘书的接待工作,是单位的门面喉舌,是塑造组织形象的重要途径。接待工作对秘书的综合素质要求相当高,它不仅要求秘书具备良好的个人素质,如精神状态、言谈举止、着装打扮等,更需要秘书掌握接待工作的基本方法、技巧,才能保证接待工作的成功。而成功的无约接待,更需要一个秘书良好的素养,娴熟的技巧,临危不乱的心理素质,机敏应变的能力,既能为领导排忧解难,又能让客人满意而归,塑造组织形象,维护组织信誉。
无约接待是相对有约接待而言的,在接待来访工作中,当有特邀的客人或代表团来访,工作单位应安排人员接待,这是有约接待,即指事先与组织有约定的接待工作。还有一种是事先没有约定的、临时来访的接待工作,称无约接待。 [1] 无约接待是秘书接待工作的重要组成部分。
无约接待客源的复杂性。在无约接待中,秘书接待的客人既可能是政府官员,也可能是新闻媒体,既可能是合作伙伴,也可能是竞争对手,既可能是外宾,也可能是内宾,既可能是熟悉的人,也可能是陌生的人,既可能是上级单位,也可能是下级单位,他们可能在国别、职务、身份、性别等很多方面具有复杂的特征。
客人来访目的多样性和无法预测性。无约接待不同于有约接待,秘书会提前知道客人来访的目的,并根据其目的做好充分的准备工作,尽量做到接待工作的完满和万无一失。而无约接待由于客人到来之前没有给组织和秘书任何的来访提示,是贸然来访,所以秘书无法提前预测客人来访的真正目的,是属于常规的业务工作的来访,还是非常规的来访,是受欢迎的客人,还是不受欢迎的客人,所有的这些秘书都一概不知,所以无法做好接待前的准备工作,这无形当中增加了接待的难度。这就需要秘书具备较高素养,娴熟的接待技巧,临场发挥,随机应变,机敏应对。
接待方式方法的多样性和技巧性。由于客人的身份地位的复杂性和来访目的的多样性,就决定了秘书在接待的时候不能采用相同的接待方法,或者自己解决客人的问题,或者让相关领导接待客人,或者替领导挡驾等等,要具体情况具体分析,不能一刀切。另外,由于无约接待的无法预测性以及客源的复杂性,所有的这些都要求秘书有一定的接待技巧,才能保证让客人满意,让领导放心、满意。
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