各构成要素在信中的排列如下:
letterhead信头
referencenumber案号
date发信日期
insideaddress封内名称及地址
particularaddress特定收信人名称住址
salutaion称呼
lettersubject信件事由
body信文
complimentaryclose结尾敬语
signature署名
referencenotation经办人
enclosure附件
postscript附言
函件中的称呼:英文函件中的称呼(salutation)相当于我国书信中的先生这一礼貌称呼,公司等商业书信的尊称以sirs,dearsirs,gentlemen最为常见。sirs是较为正式的礼貌称呼,通常用于公文中。dearsirs──用于称呼公司。英国人习惯上比较喜欢用dearsirs,而且dearsirs后用逗号。
范例:市长先生,女士们,先生们:
我们很高兴来到你们可爱的城市──武汉。现在我们又来到东湖高新技术开发区。这是我们两市之间关系日益密切的又一个象征。
可以肯定地说,在我们短暂的逗留期间我们已经取得了丰硕的成果。
我们已经签订了8个协议,两倍于我们双方过去签订的协议数字的总和。更重要的是,我们又一次看到了你们的人民,并和他们进行了广泛的接触交谈。我们和你们在同一张桌子上进餐、饮酒,在同一张桌上谈判,一起分享忧虑和欢乐。这一切使我们之间的相互尊重得到增强,使我们之间的友谊得到了巩固。对此,我表示衷心的祝贺。
现在我提议:为我们的主人及中国人民的健康,为我们个人间的关系以及科技商务往来的增强,为我们下次访问你们美丽的都市及你们的回访干杯!
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