调查队档案电子化建设调研报告
5、档案设备和人员素质均有差距。由于电子文件资料的存储介质如软盘、光盘属于高分子化合物，易受外界环境变化的干扰，磁场、雷电、周围环境温度、湿度改变等各种自然现象都可能对电子文件资料造成不良影响，破坏介质上的信息。目前，调查队系统有档案室的队极少数，基本上是数据、文件档案在各科室自行保管，使用的档案设备与电子档案所需标准相差甚远，容易导致电子档案破坏。与此同时，在电子档案的管理上，既不是传统的档案管理人员能够胜任，也不是科技人员可以替代，它需要管理人员既具备档案管理的基础知识，熟练掌握档案工作的基本原则和方法，又要熟练掌握电子计算机技术、数字通信技术等。
三、调查队档案电子化建设的对策
面对电子化的飞速发展和普及，各级调查队领导应以高度的责任感和使命感努力解决电子化档案建设工作中的实际问题，为未来档案工作电子化、信息化的发展奠定坚实的基础。
一要采用先进技术，确保归档电子文件真实性。对电子文件的制发，建议由其上级部门设计出专用程序进行管理，使文件从草拟、审阅到领导签发，都建立一套完整的可控制系统，建立加密的机内操作日志，监督系统操作。这样既能保证电子文件的真实性，又可使文件资料形成过程真实记录下来，展现出历史原貌。在日常工作中应给不同的使用人员赋予不同的操作权限，防止越权使用。
二要加强部门之间协调配合，确保文件资料收集完整性。调查队各部门要根据不同业务特点，对各类电子文件格式进行统一要求，这样既方便信息的汇聚接收，又利于电子文件资料的归档管理，还能保证数据的可靠性和通用性。特别是内部之间要加强配合，对自身产生的电子文件资料尽可能地转换成归档所需格式，如word、excel文件格式。此外，由科技人员协助负责将日常工作中形成的具有保存价值的电子文件资料归档，解决信息存储载体分离，脱机保管信息，无疑是最佳归档途径之一，进而提高电子档案的完整性。
三要不断完善档案信息采集功能，达到完整统一要求。档案管理人员应该积极参与办公自动化系统的设计应用，根据档案管理的要求提出相应的设计要求，以便于档案信息的采集整理。同时，对于档案重要组成部分的机关文件管理系统设计时，力求使文件资料的形成制发与分类归档同步进行，让系统根据事先拟定的归档范围将有价值的文件自动备份保存下来，避免重复劳动带来的资源浪费。与此同时，对业务软件的补丁、升级程序，操作人员要及时向档案人员报备，及时进行归档和管理，以避免工作人员岗位流动带来的信息转移丢失。
四要注重做好电子档案安全防护工作，实现电子档案安全性。目前调查队系统的内联网与互联网虽实行了物理隔离，但部分员工从互联网上下载的资料中可能藏有各类病毒，造成危害。对此，一方面科技部门和信息管理部门要加强计算机安全管理，经常检查，密切监控，定期发布病毒预警公告，防范互联网病毒在内联网上恶意漫延传播；另一方面档案人员在进行电子文件资料归档鉴定工作时，要认真进行查毒、杀毒，通过检测处理后方可归档保存。
五要搞好库房建设，切实提高人员素质。在电子档案管理工作中应特别注意选用质量好、可靠性高的存贮介质，以延长存储时间。对存放在存贮介质上的电子档案资料应写好保护，存放在防潮、防热、防尘、防磁的场所，对需要永久、长期保存的电子文件资料，要制定严格的定期复制管理制度，转换载体，以防止信息的丢失。出于风险防范的目的，电子档案一般要采用双备份制，在档案库房和计算机中心各存放一套，确保不受到损坏、数据丢失或单方面修改数据。与此同时，还要全力抓好业务培训，加强对电子文件制作和档案管理人员的技术培训，提高从业人员的素质和责任心，担负起电子文件资料归档工作的重任。