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第一章 总则
第一条 为了规范XX公司（以下简称公司）采购行为，加强对采用非招标采购方式采购活动的监督管理，维护公司的合法权益，依据《公司采购管理制度》的有关规定，结合公司实际，制定本办法。
第二条 承担采购人职责的相关单位采用非招标采购方式采购货物、工程和服务的，适用本办法。
本办法所称非招标采购方式，是指竞争性谈判、单一来源采购和询（比）价采购方式。
本办法所称的竞争性谈判，是指谈判小组与符合资格条件的供应商就采购货物、工程和服务事宜进行谈判，供应商按照谈判文件的要求提交响应文件和最后报价，承担采购人职责的相关单位从谈判小组提出的成交候选人中确定成交供应商的采购方式。
本办法所称的询（比）价，是指询价小组向符合资格条件的供应商发出采购货物询价通知书，要求供应商一次报出不得更改的价格，承担采购人职责的相关单位从询价小组提出的成交候选人中确定成交供应商的采购方式。
本办法所称的单一来源采购，是指承担采购人职责的相关单位从某一特定供应商处采购货物、工程和服务的采购方式。
第三条 承担采购人职责的相关单位经公司采购主管部门及分管领导同意，可以由采购主管部门聘请采购代理机构代理采购。
采购代理机构从公司招标代理机构名录库中选取。
第四条 适用于公司本部、分公司及全资子公司以非招标方式进行的物资、服务与工程采购活动。
第二章 竞争性谈判小组或询价小组的组成、职责和义务
第五条 竞争性谈判小组或者询价小组由承担采购人职责的相关单位代表和评审专家共三人以上单数组成，其中评审专家人数不得少于竞争性谈判小组或者询价小组成员总数的三分之二。
达到公开招标数额标准的货物或者服务采购项目，或者达到招标规模标准的公司采购工程，竞争性谈判小组或者询价小组应当由五人以上单数组成。
采用竞争性谈判、询价方式采购的公司采购项目，评审专家应当由采购主管部门从公司采购评审专家库内相关专业的专家名单中选取。
第六条 竞争性谈判小组或者询价小组在采购活动过程中应当履行下列职责：
（一）确认或者制定谈判文件、询价通知书；
（二）从符合相应资格条件的供应商名单中确定不少于三家的供应商参加谈判或者询价；
（三）审查供应商的响应文件并作出评价；
（四）要求供应商解释或者澄清其响应文件；
（五）编写评审报告；
（六）告知承担采购人职责的相关单位在评审过程中发现的供应商的违法违规行为。
第七条 竞争性谈判小组或者询价小组成员应当履行下列义务：
（一）遵纪守法，客观、公正、廉洁地履行职责；
（二）根据采购文件的规定独立进行评审，对个人的评审意见承担法律责任；
（三）参与评审报告的起草；
（四）配合承担采购人职责的相关单位、采购代理机构答复供应商提出的质疑；
（五）配合财政部门的投诉处理和监督检查工作。
第三章 非招标采购方式适用条件与采购程序
第一节 竞争性谈判适用条件与采购程序
第八条 符合下列情形之一的采购项目，可以采用竞争性谈判方式采购：
（一）招标后没有供应商投标或者没有合格标的或者重新招标未能成立的；
（二）技术复杂或者性质特殊，不能确定详细规格或者具体要求的；
（三）非承担采购人职责的相关单位所能预见的原因或者非承担采购人职责的相关单位拖延造成采用招标所需时间不能满足用户或公司紧急需要的；
（四）因专利、专有技术或者服务的时间、数量事先不能确定等原因不能事先计算出价格总额的；
（五）采购的工程单笔价值在100万元以上、400万元以下，采购的货物或服务单笔价值在10万元以上、100万元以下的。
第九条 采用竞争性谈判方式采购的，应当遵循下列程序：
（一）确定竞争性谈判采购需求，要求竞争性谈判采购需求中的技术、服务等要求应当完整、明确，符合相关法律、行政法规和公司采购政策的规定。
（二）成立谈判小组。谈判小组由承担承担采购人职责的相关单位职责的相关单位派出的代表和公司其他单位派出的有关专家共三人以上的单数组成，其中专家的人数不得少于成员总数的三分之二。
（三）制定谈判文件。谈判文件应当明确谈判程序、谈判内容、合同草案的条款以及评定成交的标准等事项。
（四）确定邀请参加谈判的供应商名单。谈判小组从符合相应资格条件的供应商名单中确定不少于三家的供应商参加谈判，并向其提供谈判文件。
从谈判文件发出之日起至供应商提交首次响应文件截止之日止不得少于三个工作日。
（五）响应文件的评审。谈判小组应当对响应文件进行评审，并根据谈判文件规定的程序、评定成交的标准等事项与实质性响应谈判文件要求的供应商进行谈判。未实质性响应谈判文件的响应文件按无效处理，谈判小组应当告知有关供应商。
（六）谈判。谈判小组所有成员集中与单一供应商分别进行谈判，并给予所有参加谈判的供应商平等的谈判机会。在谈判中，谈判的任何一方不得透露与谈判有关的其他供应商的技术资料、价格和其他信息。谈判文件有实质性变动的，谈判小组应当以书面形式通知所有参加谈判的供应商。
提交首次响应文件截止之日前，承担采购人职责的相关单位、采购代理机构或者谈判小组可以对已发出的谈判文件进行必要的澄清或者修改，澄清或者修改的内容作为谈判文件的组成部分。澄清或者修改的内容可能影响响应文件编制的，应当顺延提交首次响应文件截止之日。
（七）提出成交候选人。谈判结束后，谈判小组应当要求所有参加谈判的供应商在规定时间内进行最后报价，提交最后报价的供应商不得少于三家。最后报价是供应商响应文件的有效组成部分。
谈判小组应当从质量和服务均能满足采购文件实质性响应要求的供应商中，按照最后报价由低到高的顺序提出3名以上成交候选人，并编写评审报告。
采购代理机构应当在评审结束后2个工作日内将评审报告送承担采购人职责的相关单位确认。
（八）确定成交供应商。承担采购人职责的相关单位应当在收到评审报告后五个工作日内，从评审报告提出的成交候选人中，根据质量和服务均能满足采购文件实质性响应要求且最后报价最低的原则，提出成交供应商名单，报请公司分管采购的领导批准后确定成交供应商，并将结果通知所有参加谈判的未成交的供应商。
第十条 在谈判过程中，谈判小组可以根据谈判文件和谈判情况实质性变动采购需求中的技术、服务要求以及合同草案条款，但不得变动谈判文件中的其他内容。实质性变动的内容，须经承担采购人职责的相关单位代表确认。
第十一条 已提交响应文件的供应商，在提交最后报价之前，可以根据谈判情况退出谈判。承担采购人职责的相关单位、采购代理机构应当退还退出谈判的供应商的保证金。
第二节 询（比）价适用条件与采购程序
第十二条 符合下列情形之一的工程、货物或者服务，可以依照本制度采用询（比）价方式采购：
（一）采购的货物规格、标准统一、现货货源充足且价格变化幅度小的；
（二）采购的工程单笔价值在10万元以上、100万元以下的；
（三）采购的服务单笔价值在5万元以上、10万元以下的。
第十三条 采取询价方式采购的，应当遵循下列程序：
（一）确定询价采购需求，要求询价采购需求中的技术、服务等要求应当完整、明确，符合相关法律、行政法规和公司采购政策的规定。
（二）成立询价小组。询价小组由承担承担采购人职责的相关单位职责的相关单位派出的代表一人和公司其他单位派出的有关专家二人组成。询价小组应当对采购项目的价格构成和评定成交的标准等事项作出规定。
（三）制定询价文件。询价文件应当明确询价程序、询价内容、合同草案的条款以及评定成交的标准等事项。
（四）确定被询价的供应商名单。询价小组根据采购需求，从符合相应资格条件的供应商名单中确定不少于三家的供应商，并向其发出询价通知书让其报价。
从询价通知书发出之日起至供应商提交响应文件截止之日止不得少于三个工作日。
（五）提交询价响应文件。参加询价采购活动的供应商，应当按照询价通知书的规定一次报出不得更改的价格。
参加询价采购活动的供应商提交响应文件截止之日前，承担采购人职责的相关单位、采购代理机构或者询价小组可以对已发出的询价通知书进行必要的澄清或者修改，澄清或者修改的内容作为询价通知书的组成部分。澄清或者修改的内容可能影响响应文件编制的，应当顺延提交响应文件截止之日。
（六）询价响应文件的评审。询价小组应当对响应文件进行评审，并根据询价文件规定的程序、评定成交的标准等事项与实质性响应询价文件要求的供应商进行谈判。未实质性响应询价文件的响应文件按无效处理，询价小组应当告知有关供应商。
（七）提出成交候选人。询价小组应当从质量和服务均能满足采购文件实质性响应要求的供应商中，按照报价由低到高的顺序提出三名以上成交候选人，并编写评审报告。
询价小组或 采购代理机构应当在评审结束后二个工作日内将评审报告送承担采购人职责的相关单位确认。
（八）确定成交供应商。承担采购人职责的相关单位应当在收到评审报告后五个工作日内，从评审报告提出的成交候选人中，根据质量和服务均能满足采购文件实质性响应要求且报价最低的原则，提出成交供应商名单，报请公司分管采购的领导批准后确定成交供应商，并将结果通知所有参加询价的未成交的供应商。
第十四条 询价小组在询价过程中，不得改变询价通知书所确定的技术和服务等要求、评审程序、评定成交的标准和合同文本等事项。
第三节 单一来源采购适用条件与采购程序
第十五条 符合下列情形之一的工程、货物或者服务，可以依照本制度采用单一来源方式采购：
（一）只能从唯一供应商处采购的；
（二）发生了不可预见的紧急情况不能从其他供应商处采购的；
（三）必须保证原有采购项目一致性或者服务配套的要求，需要继续从原供应商处添购，且添购资金总额不超过原合同采购金额百分之十的；
（四）联合投标项目中标后，按照共同投标协议约定相关货物或服务只能由联合体成员提供的；
（五）工程单笔价值在10万元以下，货物或服务单笔价值在5万元以下的。
第十六条 采用单一来源采购方式采购的，承担采购人职责的相关单位、采购代理机构应当组织具有相关经验的专业人员与供应商商定合理的成交价格并保证采购项目质量。
第十七条 单一来源承担采购人职责的相关单位员工应当编写协商情况记录，主要内容包括：
（一）协商日期和地点，承担采购人职责的相关单位员工名单；
（二）供应商提供的采购标的成本、同类项目合同价格以及相关专利、专有技术等情况说明；
（三）合同主要条款及价格商定情况。
第十八条 协商情况记录应当由采购全体人员签字认可。对记录有异议的承担采购人职责的相关单位员工，应当签署不同意见并说明理由。承担采购人职责的相关单位员拒绝在记录上签字又不书面说明其不同意见和理由的，视为同意。
第四章 相关规则
第一节 达到公开招标数额标准的项目改采非招标方式采购的申请
第十九条 达到公开招标数额标准的货物、服务采购项目，拟采用非招标采购方式的，应当符合本办法的规定，且承担采购人职责的相关单位应当在采购活动开始前获得公司分管采购的领导同意并报公司总经理批准。
第二十条 根据前条申请采用非招标采购方式采购的，承担采购人职责的相关单位应当向公司采购主管部门提交以下材料并对材料的真实性负责：
（一）承担采购人职责的相关单位名称、采购项目名称、项目概况等项目基本情况说明；
（二）项目预算金额、预算批复文件或者资金来源证明；
（三）拟申请采用的采购方式和理由。
第二节 谈判文件与询价文件
第二十一条 谈判文件、询价通知书应当根据采购项目的特点和承担采购人职责的相关单位的实际需求制定，并经承担采购人职责的相关单位书面同意。承担采购人职责的相关单位应当以满足实际需求为原则，不得擅自提高经费预算和资产配置等采购标准。
谈判文件、询价通知书不得要求或者标明供应商名称或者特定货物的品牌，不得含有指向特定供应商的技术、服务等条件。
第二十二条 谈判文件、询价通知书应当包括供应商资格条件、采购邀请、采购方式、采购预算、采购需求、采购程序、价格构成或者报价要求、响应文件编制要求、提交响应文件截止时间及地点、保证金交纳数额和形式、评定成交的标准等。
谈判文件除本条第一款规定的内容外，还应当明确谈判小组根据与供应商谈判情况可能实质性变动的内容，包括采购需求中的技术、服务要求以及合同草案条款。
第二十三条 承担采购人职责的相关单位应当从公司建立的供应商库中选择邀请不少于3家符合相应资格条件的供应商参与竞争性谈判或者询价采购活动。
第二十四条 供应商应当按照谈判文件、询价通知书的要求编制响应文件，并对其提交的响应文件的真实性、合法性承担法律责任。
第二十五条 承担采购人职责的相关单位、采购代理机构可以要求供应商在提交响应文件截止时间之前交纳保证金。保证金应当采用支票、汇票、本票、网上银行支付或者金融机构、担保机构出具的保函等非现金形式交纳。保证金数额应当不超过采购项目预算的2%。
供应商为联合体的，可以由联合体中的一方或者多方共同交纳保证金，其交纳的保证金对联合体各方均具有约束力。
第三节 供应商响应与响应文件的评审
第二十六条 供应商应当在谈判文件、询价通知书要求的截止时间前，将响应文件密封送达指定地点。在截止时间后送达的响应文件为无效文件，承担采购人职责的相关单位、采购代理机构或者谈判小组、询价小组应当拒收。
供应商在提交询价响应文件截止时间前，可以对所提交的响应文件进行补充、修改或者撤回，并书面通知承担采购人职责的相关单位、采购代理机构。补充、修改的内容作为响应文件的组成部分。补充、修改的内容与响应文件不一致的，以补充、修改的内容为准。
第二十七条 谈判小组、询价小组在对响应文件的有效性、完整性和响应程度进行审查时，可以要求供应商对响应文件中含义不明确、同类问题表述不一致或者有明显文字和计算错误的内容等作出必要的澄清、说明或者更正。供应商的澄清、说明或者更正不得超出响应文件的范围或者改变响应文件的实质性内容。
谈判小组、询价小组要求供应商澄清、说明或者更正响应文件应当以书面形式作出。供应商的澄清、说明或者更正应当由法定代表人或其授权代表签字或者加盖公章。由授权代表签字的，应当附法定代表人授权书。供应商为自然人的，应当由本人签字并附身份证明。
第二十八条 谈判小组、询价小组应当根据评审记录和评审结果编写评审报告，其主要内容包括：
（一）邀请供应商参加采购活动的具体方式和相关情况，以及参加采购活动的供应商名单；
（二）评审日期和地点，谈判小组、询价小组成员名单；
（三）评审情况记录和说明，包括对供应商的资格审查情况、供应商响应文件评审情况、谈判情况、报价情况等；
（四）提出的成交候选人的名单及理由。
评审报告应当由谈判小组、询价小组全体人员签字认可。谈判小组、询价小组成员对评审报告有异议的，谈判小组、询价小组按照少数服从多数的原则推荐成交候选人，采购程序继续进行。对评审报告有异议的谈判小组、询价小组成员，应当在报告上签署不同意见并说明理由，由谈判小组、询价小组书面记录相关情况。谈判小组、询价小组成员拒绝在报告上签字又不书面说明其不同意见和理由的，视为同意评审报告。
第四节 采购成交与合同签订
第二十九条 承担采购人职责的相关单位或者采购代理机构应当在成交供应商确定后2个工作日内，向成交供应商发出成交通知书。
第三十条 承担采购人职责的相关单位与成交供应商应当在成交通知书发出之日起30日内，按照采购文件确定的合同文本以及采购标的、规格型号、采购金额、采购数量、技术和服务要求等事项签订公司采购合同。
承担采购人职责的相关单位不得向成交供应商提出超出采购文件以外的任何要求作为签订合同的条件，不得与成交供应商订立背离采购文件确定的合同文本以及采购标的、规格型号、采购金额、采购数量、技术和服务要求等实质性内容的协议。
第三十一条 承担采购人职责的相关单位或者采购代理机构应当在采购活动结束后及时退还供应商的保证金，但因供应商自身原因导致无法及时退还的除外。未成交供应商的保证金应当在成交通知书发出后五个工作日内退还，成交供应商的保证金应当在采购合同签订后五个工作日内退还。
有下列情形之一的，保证金不予退还：
（一）供应商在提交响应文件截止时间后撤回响应文件的；
（二）供应商在响应文件中提供虚假材料的；
（三）除因不可抗力或谈判文件、询价通知书认可的情形以外，成交供应商不与承担采购人职责的相关单位签订合同的；
（四）供应商与承担采购人职责的相关单位、其他供应商或者采购代理机构恶意串通的；
（五）采购文件规定的其他情形。
第五节 验收
第三十二条 承担采购人职责的相关单位或者采购代理机构应当按照采购合同规定的技术、服务等要求组织对供应商履约的验收，并出具验收书。验收书应当包括每一项技术、服务等要求的履约情况。大型或者复杂的项目，应当邀请国家认可的质量检测机构参加验收。验收方成员应当在验收书上签字，并承担相应的法律责任。
第五章 采购任务取消、终止与保密规定
第三十三条 在采购活动中因重大变故，采购任务取消的，承担采购人职责的相关单位或者采购代理机构应当终止采购活动，通知所有参加采购活动的供应商，并将项目实施情况和采购任务取消原因报送公司采购主管部门。
第三十四条 出现下列情形之一的，承担采购人职责的相关单位或者采购代理机构应当终止采购活动，并说明原因，重新开展采购活动：
（一）因情况变化，不再符合本办法规定的竞争性谈判或询（比）价或单一来源采购方式适用情形的；
（二）出现影响采购公正的违法、违规行为的；
（三）报价超过采购预算的。
第三十五条 承担采购人职责的相关单位应当按照公司采购管理制度和本办法的规定组织开展非招标采购活动，并采取必要措施，保证评审在严格保密的情况下进行。
任何单位和个人不得非法干预、影响评审过程和结果。
第三十六条 谈判小组、询价小组成员以及与评审工作有关的人员不得泄露评审情况以及评审过程中获悉的国家秘密、商业秘密。
第六章 采购纪律及违纪处罚
第三十七条 公司采购人员及相关人员有《公司采购管理制度》第九章规定的损害公司利益或可能损害公司公平、公正采购社会形象或违反廉洁自律纪律的行为的，按照公司有关责任追究的规定进行处罚。
第七章 附 则
第三十八条 全资子公司的总经理办公会应当以会议集体决策的形式印发关于转发执行本办法的通知。
控股子公司的总经理办公会应当参照本办法制定本单位的非招标采购方式管理办法，并报公司采购主管部门备案，或按照前款规定转发执行本办法。
第三十九条 本办法由总经理办公会审议通过，自发布之日起实施。
第四十条 本办法由XX部负责解释。
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