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档案管理制度(精选3篇)

在当今社会生活中,人们运用到制度的场合不断增多,制度具有使我们知道,应该做什么,不应该做什么,惩恶扬善、维护公平的作用。拟起制度来就毫无头绪?下面是小编为大家整理的档案管理制度(精选3篇),供大家参考借鉴,希望可以帮助到有需要的朋友。

档案管理制度1

校舍档案是维护学校权益,查勘维修房屋,合理使用校舍,反映学校建设历史的重要资料。为了加强校舍档案管理,更好地为学校教育教学工作服务,根据上级有关规定,特制定本制度:

一、档案的收集

要充分认识校舍档案收集的意义,在思想上重视采取多种方法、途径加以收集,档案的收集方法主要做好立卷归档和日常收集两方面工作。

1、收集之前要明确归档范围、时间、要求。

2、应有积极态度和主动精神,不能坐门等客。

3、一式二份,正本放教育委员会,副本存学校。

4、当撤销学校的校舍档案,应全部移交给市教育委员会。

二、校舍档案管理

1、边鉴定边整理,按要求进行分类、组卷,文件排列、案卷的装订,案卷的排列,案卷目录的编制等工作。

2、严格遵守档案整理工作原则。最大限度地保持文件之间的历史联系,利用原有基础,便于保管和利用。

3、档案整理要充分利用原有的基础。

4、档案的整理必须便于保管和利用。

三、档案的保管

按要求设立库房,库房的要求达到“十防”,按要求设置保管设备,材料要达到防光、防尘及有害气体对档案的直接危害。档案的存放要符合要求。案卷和目录一致,移出档案要说明原因、移往何处、时间、数量、名称。

四、档案的移交

交接双方必须根据案卷目录清点核对,并在交接收据上签名盖章,其收据一式三份,交接双方各一份,会计一份。

五、查阅和借阅

1、首先办理查阅或借阅手续,外单位查阅或借阅须持介绍信和领导批准手续。

2、查阅或借阅,只允许在档案室进行。

3、查阅或借阅不允许折叠、涂改、转让他人阅览、缺页等,严守保密规定,归还时清点清楚。

4、查阅或借阅时,严禁吸烟、桌上放水杯、量水瓶等,以防污染档案。

六、档案保密

档案室必须有安全保证,措施到位,查阅、借阅必须在档案室内查阅。阅后不能乱说,阅览时不能随便翻阅和抄录。对无用的材料登记造册,经领导审批后,二人以上人员监销。

七、清销

1、清销之前,首先由管理员定期和不定期对档案进行统计,如发现确实因污染、损坏等原因造成无使用保留价值,经鉴定小组的鉴定同意后方可清销。

2、清销应有二人以上人员监销,以防失泄机密。

3、要遵守保密规定,坚持杜绝任意和自销毁文件或卖给废物收购站。

档案管理制度2

一、档案收集制度

1、定期由教研组长(主班教师)将各类计划、总结、教研活动、教案、经验、听课记录及反思等资料收集好交园长处。

2、定期由后勤负责人将园舍房屋、线路、水管、下水道走向、新建、修建或检查后的记录资料收集好交园长处。

3、园长半年一次交款收集的资料经整理阅看后交资料室归档。

4、资料室及时将各类业务资料做好登记并分门别类装入档案袋(或档案盒)保管好。

5、重视档案的储存工作,注意保密。

二、归档制度

1、资料室及时做好归档工作,不遗失,不损坏。

2、严格执行档案查阅制度,除园长外一律不外借,如特殊情况,有关人员须得到园长批准方可查阅,阅后要及时归还。

3、档案按年度(学年度)排列整齐,装订做到分类准确,排列有序,装订整齐。

三、查阅制度

1、凡查阅档案须做好登记手续,查阅后直接面交保管人员。

2、查阅档案时不得任意涂改、损坏、遗失。

3、查阅人员只能按指定资料查阅,不得带出,本园档案仅供本园使用,如外单位需查阅,须经组织同意。

四、保管制度

资料保管必须切实做好防盗、防潮、防虫、防霉等保护工作,确保资料完好无损。各类资料均应按有关规定进行分类管理,园舍资料属长期保存资料,不得随意销毁。幼儿园档案管理员岗位职责

1、负责全园各类档案资料的整理和装订工作,做到分类清楚、内容充分、装订规范。

2、每学期开学后一月内完成档案装订,并对内容做到心中有数,能随时为领导提供所需资料。

3、随时记录幼儿园的有关大事。

4、注意收集教职工的有关信息及发表的文章等。

5、收集整理科研课题相关资料进行归档。

6、完成领导临时交办的各项工作。

档案管理制度3

为加强档案管理工作,提高档案工作质量,更好地为单位工作服务,根据《中华人民共和国档案法》及有关档案管理的规定,结合本局档案工作的实际,制定本制度。

一、档案立卷归档制度

为了使本局的立卷归档工作顺利进行,完整地保存本单位在各项活动中形成的文件材料,供领导工作决策和各项工作服务,特制订本制度。

1、凡是在本局日常工作及重大招商活动中直接形成的应当归档并具有保存价值的文字、图表、声像等不同形式的历史真实记载。

2、本局领导和各科室承办人员应将办理完毕或工作中形成的文件材料,及时主动地交档案管理员立卷归档,集中管理,任何科室和个人不得据为已有。

3、文件归档范围,按余姚市档案局的有关规定收集。

4、局各科室按指定的兼职档案人员,负责本科室在工作中形成的档案,做好收集、整理工作,并按规定时间造好移交清册,签字验收,移交局办公室。

5、局办公室档案管理员按照档案归档范围要求,负责收集全部应归档文件、基建、声像等材料。

6、局办公室财务人员应在次年的六月底前,按规定立卷归档,暂由财务人员保存一年后,移交档案管理人员。

7、电子文件实行集中统一管理,归档方式主要包括逻辑归档和物理归档,逻辑归档可实时进行,物理归档按照同类纸质文件的规定定期完成。

8、各科室根据归档要求,在应归档电子文件产生时打上相应的标记;把经办过程中的情况随时记录在相应的文件中;办理完毕的电子文件应在规定期限内进行物理归档,把带有归档标识的电子文件进行分类集中拷贝,编制机读目录和《归档电子文件登记表》。

9、归档电子文件的著录应符合国家档案著录规则基本要求。入库的电子档案,每两年要机读抽查一次,发现问题及时补救。

10、各科室一般应及时将上年度应归档的电子文件向办公室归档,移交时做到数据完整、内容准确、利用安全、编目规范、帐目一致、手续清楚,移交清单一式二份,交接双方签字后各执一份。

11、档案管理员负责电子文件归档前的监督、指导工作,以及归档检查验收和接收后的统一编目、保管、开发利用,做到外观完好、整洁无损、记录的'字节数、检索条目等著录项目与登记一致,确保上机测试无病毒和百分之百的准确率。

12、随着计算机技术和设备的更新、发展,对库存电子档案应进行同步更新复制或补救新版本,归版或有问题的载体仍需保存三年。

二、档案库房管理制度

1、档案库房是存入各类档案的重地,库房钥匙由专人保管,非档案室人员不得入内。

2、库房要坚固,有防火、防盗、防高温、防潮湿、防光、防尘、防鼠、防虫等设施,并采取必要的预防措施和设置必要设备,确保档案的安全。

3、库房内要保持适应的温度和湿度。根据季节不同气候变化加强管理,做好每日的温、湿度记录。

4、库房内经常保持整齐、整洁,每天下班前要认真检查库房,关好门窗,注意电源,清理废纸等易燃物品。在库房内严禁吸烟,确保库房安全。

5、库房内档案分类存放,排列要整齐有序,编制橱箱号码和存放案卷示意图,便于查找。不得在库房内存放个人物品或堆放杂物。

6、要定期进行库藏档案的清理校对工作,做到帐、物相符。对破损、变质的档案要及时进行修补复制。库藏档案因移交、遗失等注销帐卡时,要查明原因,保存依据。

7、电子档案应配备专用的电子文件柜,每年定期备份,规范存放归档电子文件和数字档案。保管电子档案的装具要求有防光、防尘、防磁、防有害气体的设备;环境温度选定在17℃—20℃,相对湿度选定在35%—45%。

8、档案管理员调动工作时,应在离职前办好档案库房的交接手续。

三、档案查阅利用制度

1、本单位档案供本单位各科室查阅利用,查阅档案资料时需办理查阅登记手续,填写"借阅登记表"。查阅党组会议记录须注明借阅用途,并经党组主要负责人批准。

2、外单位查阅档案资料,须持所在单位介绍信,经分管领导审批后,予以查阅。

3、查阅档案,只限于在指定场所进行,未经批准,不得将案卷带出综合档案室。

4、严守机密,不得翻阅和摘抄利用以外的档案。

5、查阅档案和需复印(部分或全部)档案材料的,应在利用效果登记表上注明,并经登记。

6、数字档案查询一般通过网上进行,查阅者通过网上档案查询系统查询档案,档案管理员接到查询申请后,按档案查借阅权限从网上发往借阅者。借阅者一周内须将网上查阅的电子文件发回档案室。如确因工作需要可去档案室查阅纸质档案。

7、要爱护档案,不得将档案任意拆卷、撕页、污损、涂改、划杠、折角、添字等,如发现有上述情况者,按《档案法》规定进行必要处理。

8、建立档案《档案借阅登记》和《档案利用效果登记》簿,查阅档案资料者,要及时将利用效果反馈给综合档案室。数字档案的查阅,查阅者需按要求在网上填写《档案借阅登记》和《档案利用效果登记》,对借阅和利用进行登记,以更好地为社会主义现代化建设服务。

四、档案保密制度

1、档案管理员要增强保密观念,严格遵守国家《档案法》和《保密法》所规定的保密纪律,不得泄露所藏档案的内容,不准出卖、盗窃档案机密,违者按情节依法惩处。

2、定有密级文件、资料,统一由专人收拆登记,发送时不得以普通邮件寄发。

3、已归档的机密、秘密文件、资料,只限于直接需要的部门和人员使用,查阅时须经分管领导批准。

4、各科室暂时保存的机密、秘密文件、资料,应妥善保管,不要让外来人员随便翻阅,用后立即归档。

5、对定有密级的文件、资料,未经密级审批单位批准,一般不准翻印和摘抄。摘抄保密文件、资料的工作笔记本,调离工作时收回注销。

6、不得擅自扩大文件、资料的阅读范围,确因工作需要携带秘密以上文件、资料外出,须经领导批准。

7、不归档的秘密及内部(重复或多印)文件、资料,均应登记造册,经主管领导批准,按规定统一销毁,不准擅自处理和当废纸出售。

8、数字档案要求配备专门工作人员负责计算机系统的管理工作,设置计算机操作系统用户口令,安装杀毒软件,并及时更新。严禁在计算机上运行各种来历不明的软件、游戏等。

9、保密的电子档案数据信息不得直接或间接与互联网或其他公共信息网络连接,必须实行物理隔离。

10、对已存储的电子档案数据进行修改时,要建立修改台帐。有保存电子数据档案的计算机送维修时,应将有关数据的内容清空、删除或将硬盘摘除,并做计算机修理登记。

11、严格注意口头保密,做到守口如瓶,执行保密纪律,在公共场所、投稿、通讯、通电中,不得泄漏及涉及机密事项。电子档案数据录入工作人员必须遵守档案保密制度,不得泄露所接触档案内容。

12、定期组织或结合安全保卫工作,进行保密教育和保密检查。

五、档案鉴定和销毁

为了全面地考察室藏档案的价值,确保室藏档案的质量,定期对一些已到保管期限的档案材料进行重新审定,方便档案的管理和利用,特制定本制度:

1、室藏档案的鉴定应坚持全面的、历史的、发展的观点,严肃而认真地去复审和制定每一件档案的价值,不得带有随意性。

2、室藏档案的鉴定工作在鉴定小组的统一组织和安排下进行,邀请被鉴定的单位有关人员参加,根据档案的保管价值,对保管期限满的档案材料及时地开展鉴定工作。

3、经鉴定,尚需留存的零散档案材料,按立卷原则,在室内继续做好组卷归档工作。对已失去利用价值和保存价值的档案材料,需销毁的,由鉴定小组提出鉴定意见,编造销毁清册,未经登记造册,不得擅自销毁档案。

4、属于保密范围的归档电子文件,如存储在不可擦除载体上,应连同存储载体一起销毁,并在网络中彻底清除。不属于保密范围的归档电子文件可进行逻辑删除。

5、销毁档案时,要有两人以上监销,监销人员在销毁前应认真清点核对,在销毁清册上签章,并将销毁情况报告鉴定小组,销毁清册应列入综合档案室全宗卷永久保存。

6、严禁任何人、任何部门擅自销毁各类室藏档案和数字档案。

六、档案管理员工作职责

1、热爱本职工作,刻苦钻研业务,努力提高工作效率,为本单位的两个文明建设服务。

2、加强与各级、各部门的联系,做好本单位需归档文件材料的收集整理工作,保证其完整、及时归档。

3、坚持原则,保守机密,严格执行档案管理制度、查阅制度和重大事项报告制度,提高警惕,防止失密泄密等事故发生。

4、要妥善保管好数字档案室系统登录帐号和密码,不得泄露他人,密码应该定期更改。自觉做好档案数据的维护与管理,定期检查电子档案的保管情况、检测电子档案的可用性,保证数字档案的安全保密。

5、积极开展档案利用,及时、准确、迅速地提供各种档案,为本单位各项工作和领导决策服务。

6、做好档案统计工作和利用效果反馈记录。

7、切实做好库房的防火、防盗、防潮、防虫、防光、防霉、防尘、防鼠咬的"八防"工作,达到档案无丢失、无霉变、无差错。

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